安全生产标准化-档案管理制度.doc
1. 目的
为加强文件档案管理,有效保护和利用档案,更好地为企业建设和发展服务。
2. 范围
适用于公司档案管理室。
3. 职责
3.1档案管理员负责对文件档案实行集中统一管理;
3.2档案管理员负责公司文件档案的归档管理,为各部门提供档案服务,负责公司下设部门基本档案的归口管理。
4. 内容
4.1 公司文件材料的形成与标识
4.1.1 凡是反映企业工作活动,具有查考利用价值的文书材料,应由各职能部门按其业
务范围,指定有关人员负责收集、整理,及时送交综合部档案管理员;
4.1.2 档案管理员负责接收外来文件和各部门递交的文件材料,按时间顺序在材料上标
明序号,易于查找。
4.2 文件材料的归档
4.2.1 文书档案按年度立卷归档,各职能部门在工作中形成的文书材料在次年二月底以
前全部移交至档案管理员统一管理,对重要的档案资料,考备后送交档案室保管;
4.2.2 档案管理员对移交的档案资料必须认真验收,确保文书材料的完整性;
4.2.3 对规定应当立卷归档的材料,必须按照规定进行移交集中管理,不得承办单位或
个人分散保存。
4.3 档案的管理
4.3.1 档案柜/库房必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高
温、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.2 存放档案必须有专用加锁柜,箱柜排列要整齐规范、便于查找。
4.4 档案的借阅利用
4.4.1 借阅者必须严格办理借阅登记手续,凡要借阅档案,必须详细填写《利用档案登
记表》,查阅完毕,尽快还回,以防遗失;
4.4.2 外单位利用本单位档案须经公司领导同意,填写《档案借出审批表》。
4.5 档案的销毁
4.5.1 根据档案保管期限的规定,应当每五年一次在总经理领导下,由档案管理部门和
有关部门专业人员共同组成鉴定、销毁小组,对档案进行鉴定与销毁;
4.5.2 销毁失去保存价值的档案须由鉴定销毁小组提出意见,填写《档案销毁清册》,
经档案工作领导小组审批后,指定专人负责监销,并在销毁清册上注明“已销毁”字样并签名以示负责。
5. 附件
5.1 QF-GA-001 《利用档案登记表》
5.2 QF-GA-002 《档案借出审批表》
5.3 QF-GA-003 《档案销毁清册》
6. 附则
6.1本职责解释权属公司安全生产委员会;
6.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之有抵触的规定自行终止。
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