证照印鉴管理制度

证照印鉴管理制度

第一章总则

第一条

为加强酒管公司及各分管酒店各类证照印鉴的有效运用及管理，充分 发挥各类文化资源在备案、年审、项目招投标以及各类生产经营活动中的重要作用，避免因资源管理不当而造成企业经济损失和形象缺失，加快企业规范化管理进程，特制定本规定。

第二条

此规定适用于立成公司所有产业。

第二章证照印鉴分类

第三条

证照类：企业法人营业执照（正、副本）、税务登记证（国税及地税的正、副本）、组织机构代码证、机动车登记证、社会保险登记证、劳动保障年审登记证，特种行业经营许可证、银行开户许可证、餐饮服务许可证、消防安全许可证等。

第四条

印鉴类：企业法人印鉴、法人签章、行政专用章、合同专用章、业务专用章及部门印鉴等。

第三章印鉴刻制、注销、补发、换发管理

第五条

公司印鉴的刻制、注销、补发、换发均须报董事长审批。

第六条

法人个人签章、行政专用章、财务专用章、合同专用章、业务专用章，由集团行政办公室开具介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，印章的注销、补发、换发手续也由集团行政办公室统一办理，并经广州市公安局备案。

第七条

未经公司董事长批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。

第八条

如需办理印鉴刻制、注销、补发、换发手续，须填写申请，具体操作流程为：新建流程——行政办公——印鉴刻制、注销、补发、换发申请流程，经董事长批准后由集团行政办公室统一办理相关手续。

第四章 证照印鉴管理

第九条

团行政办公室资信物品管理权限：企业法人签章、企业公章、营业执照副本、机动车登记证、银行开户许可证等由集团行政办公室造册登记保管。

第十条

股份（集团）财务部资信物品管理权限：财务专用章、企业法人印鉴由股份（集

团）财务部造册登记保管。

第十一条

酒管公司及各分管酒店行政人事部管理权限：企业营业执照正本、税务登记证正本（地税）、社会保险登记证、劳动保障年审登记证、餐饮服务许可证、消防安全许可证由酒管公司行政人事部造册登记保管。

第十二条

酒管公司及各分管酒店财务部管理权限：企业组织机构代码证、税务登记证副本（地税）、税务登记证（国税）、行政专用章、合同专用章、业务专用章及各部门印鉴。

第十三条

员工各类资格、资质证书以及各类个人印鉴由行政人事部负责分别扫描、复印和造册登记留存，原件由个人保管。

第五章证照印鉴使用

第十四条

酒管公司及各分管酒店因公使用公司各类证照和印章时，经办人必须经OA申请用印流程或申请借阅流程。

第十五条

申请使用公章具体操作流程：新建流程——行政办公——印鉴使用申请流程。申请流程经总经理批准后方可前往集团行政办公室用印。

第十六条

申请借用集团行政办公室保管的资信物品具体操作流程：新建流程——行政办公——档案借阅流程。申请流程经部门负责人批准后方可前往集团行政办公室档案管理员处借用。

第十七条

申请使用合同专用章、行政专用章及各部门印鉴的具体操作流程：新建流程——酒店管理——印鉴使用申请流程（酒店）。经总经理批准后方可前往行政人事部用印。

第十八条

暂借行政人事部保管的各类证照原件须填写《借用申请表》（见附件一），部门负责人签名确认后经总经理签字后方可外借，申请表须明确注明借用和归还时间，并在规定时间内归还。各类证照复印件必须在注明用途，并标明复印无效。 第十九条

酒管公司及各分管酒店的印鉴均不允许外借，如需外借必须提供政府部门或者第三方机构盖有公章的有效证明或申请，外借时需填写《借用申请表》，部门负责人签名确认后经总经理签字后方可外借，印鉴借用须当天借用当天归还。 第二十条

证照印鉴借用期限原则上为一天，如需延长期限须提供政府部门或者第三方机构盖有公章的有效证明或申请，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切经济及法律责任。

第二十一条

股份（集团）财务部保管的财务专用章和法人印鉴只限于办理财务手续和签署经济合同时按照集团财务部印鉴管理规定使用，原则上不许出借和在各种介绍

信、证明信上用印。如因业务需要必须用印时，须填写OA办理印鉴使用申请流程，经总经理批准后方可用印。

第二十二条

因公司业务需要使用员工个人资质、资格证件或印鉴时，涉及到的员工应及时向公司行政人事部提供，行政人事部须办理签收手续并按使用时限及时归还。 第二十三条

因公司业务紧急需要用印来不及申请印鉴使用流程时，须填写《部门印鉴使用申请表》

（见附件二）经部门负责人书面同意，并且印鉴管理员经总经理口头通知后方可用印，印鉴使用流程必须及时补回。

第二十四条

酒管公司及各分管酒店行政人事部根据OA用印申请流程按照日期、用印类型、用途、申请单号、经办人等信息建立印鉴使用登记档案，以便归档查阅。 第二十五条

每年4月、7月、10月的15日,12月30日前向集团行政办公室提交上季度企业印鉴使用审请单资料。行政人事部印鉴保管员须严格做好印鉴使用登记并及时上交集团行政办公室。

第六章证照印鉴保管

第二十六条

证照印鉴保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

第二十七条

证照印鉴保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 第二十八条

证照印鉴管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交证照印鉴手续，以免贻误工作。

第二十九条

证照印鉴应及时维护、确保其清晰、端正，证照印鉴保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向总经理报告，并备案，配合查处。

第七章证照印鉴使用和管理责任

第三十条

行政人事部和财务部印鉴保管员必须严格履行证照、印章管理职责，严格按照审批程序办事；用印、用证经办人须自觉执行审批规定，非特别情况下不得越级强行办理。所有当事人若违规办事公司将给予严肃处理。

第三十一条

借用公司或员工个人的证照、印鉴的当事人必须妥善保管和使用，严禁涂改、污损；用毕按使用时限及时归还。若因管理不当造成证、印毁坏甚或丢失，当事人以及所属部门领导要承担所有损失和赔偿责任。

第三十二条

公司各类印章管理人员若未履行审批手续擅自借出印章或擅自在有关文件上

用印，除接受公司严肃处理外，尚须承担由此引发的一切经济责任或刑事责任。

第八章附则

第三十三条

本规定适用于酒管公司及各分管酒店证照印章管理工作。

第三十四条

本规定从总经理签署发行之日起执行。

附件：一、

《借用审批表》

编号： 日期：

部门 企业

借用资料 物品

借用原因

借用人签名

部门

企业负责人签批

归还人 归还日期

注：凡借用各类证照、印鉴、重要文件资料的原件及手提电脑、投影仪等贵重物品，均需填写上表。

附件二

部门印鉴使用申请表

编号： 用印日期：

申请部门 申请日期

盖章分数

文件名称

用印事由

用印种类

印鉴留底

申请人 部门负责人 总经理核准