如何编辑长文档

第6章 编辑长文档

重点与难点

在Word 2002中使用样式

创建主控文档和子文档并用它们进行工作

在文档中使用交叉引用

用书签来标记文档中的一个项目或一个位置

添加和修改题注

使用大纲视图组织和查看文档

使用Word 2002的自动编写摘要功能

在文档中创建索引和目录

Word 2002中文版增强了编辑和管理长文档的功能，这些新功能使Word 2002 中文版更加符合用户需要，能更好地提高工作效率。

6.1 样 式

在一篇文档排版时往往需要对正文和每一级标题设置不同的字体、字号、行距、缩进、对齐等格式。如果用纯手工设置将导致大量的重复劳动，虽然在第四章中我们学习了使用复制字符格式和段落格式的方法可以部分地避免这个问题，但是效率还是比较低，但Word提供的样式和模板很好地解决了这个问题。

样式就是指一组已经命名的字符格式或段落格式。通过使用样式就可以批处理地给文本设定格式。使用样式与直接设定格式相比有如下几个优点：

●

●

● 使用样式可以提高效率，一个样式可以包括一组格式。 使用样式可以保证格式的一致性，指定为同一样式的文本即具有完全相同的格式。 使用样式可以方便修改，修改了样式就可以指定为这一样式的所有文本都作出修改。 样式可以分为字符样式和段落样式。字符样式指用样式名称来标识字符格式的组合，字符样式只作用于段落中选定的字符，如果我们要突出段落中的部分字符，那么可以定义和使用字符样式。段落样式指用某一个样式名称保存的一套字符格式，一旦创建了某个段落样式，就可以为文档中的一个或几个段落应用该样式。单击【格式】工具栏中【样式】列表框右边向下的箭头，出现如图6.1所示的样式下拉列表。这里用一个加粗、带下划线的字母标识的是一个字符样式；用段落标记符号标识的是一个段落样式。

第6章 编辑长文档 187

图6.1 样式下拉列表

样式还可以分为内置样式和自定义样式。其中内置样式是Word中自带的通用的样式。自定义样式则是用户根据自己定义的特殊的样式。样式包罗了一系列的格式特征，包括：字体、段落格式、制表位、语言、边框和底纹、项目符号和编号等。

6.1.1 使用【样式和格式】任务窗格

Word新增的【样式和格式】任务窗格提供了可以更方便地使用样式的用户界面。选择【格式】菜单中的【样式和格式】命令，或单击【格式】工具栏中的【样式和格式】按钮（如图6.2）。使用【样式和格式】任务窗格可以完成对于样式的查看、新建、修改、删除等操作。其中各区域功能如下：

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● 【所选文字的格式】区内列出了当前选定的文字的样式。 【全选】按钮可以选中所有与当前选定内容格式相同的文本。 【新样式】按钮可以新建自定义样式，具体使用方法将在6.2节中介绍。 【请选择要应用的格式】区内显示一系列的样式，其中高亮显示的为当前选中文字的样式，使用每一条样式右端的三角按钮可以选择全选、修改、删除、更新等操作。 【显示】可以定制【请选择要应用的格式】区内显示的内容。 第

章

6

188 第6章 编辑长文档

图6.2 【样式和格式】任务窗格

6.1.2 使用内置样式

Word内部定义了多种标准样式，如：标题1至标题9、正文、页眉、页脚、索引等。对于特定的对象Word会自动应用内置样式，例如：使用页眉或页脚时，Word自动应用“页眉”样式于输入的文本中。

使用【样式和格式】任务窗格的【显示】下拉框，选择【所有样式】，在【请选择要应用的格式】区内可以看到所有的Word内置样式。

内置样式可以应用于任何模板和文档中，使用方法为：

（1）若使用段落样式，将光标置于段落的任意位置。若使用字符样式，选定所有要应用样式的文本。

（2）在【样式和格式】任务窗格中【请选择要应用的格式】区内找到所需样式，在该条目上单击鼠标左键，完成操作。也可以使用【格式】工具栏的【样式】下拉框，在其中选择所需样式，并单击选择。

6.1.3 查看样式

要查看文档中的段落使用的样式，可以采用两种方法。一是使用【样式和格式】任务窗格，另一种是使用【样式区】，下面分别介绍。

使用【样式和格式】任务窗格的方法很方便，打开【样式和格式】任务窗格后，将光标置于需要查看样式的段落中任何位置，在【所选文字的格式】区中显示的就是当前文本的样式。 第

章

使用【样式区】可以同时查看所有段落的样式。使用方法是： （1）选择【工具】菜单中的【选项】命令，弹出【选项】对话框（如图6.3）。 （2）其中选择【视图】选项卡，并在【样式区宽度】栏内输入宽度大小，例如：5厘米。

（3）选择【视图】菜单中的【普通】命令切换到普通视图，或选择【大纲】命令切换到大纲视图。

（4）在Word的文本编辑区左侧会出现样式区，其中标注了所有段落采用的样式（如图6.4）。 6

第6章 编辑长文档 189

图6.3 【选项】对话框

图6.4 【样本区】示例 第

章

6

在编辑文档时除了可以使用Word内置的样式外，还可以灵活地自定义自己的样式，甚至可以把自己定义的样式加入到模板中，在其它文档中应用。自定义样式可以更好地保持文档格式的一致性，即使是使用内置的样式，但通过给它们更改一个好记的样式名，也可以使以后的操

作更方便、快捷。

6.1.4 新建样式

用【样式和格式】任务窗格可以很方便地新建自定义样式。单击【样式和格式】任务窗格

190 第6章 编辑长文档 中的【新样式】按钮，弹出【新建样式】对话框（如图6.5）。

图6.5 【新建样式】对话框

（1）在【名称】栏中输入新样式的样式名。

（2）在【样式类型】栏中选择样式的适用范围是段落或字符。

（3）在【样式基于】栏中选择一个基准样式，默认的基准样式是“正文”，如果当前选择了一个段落或是一部分文本则基准样式的默认值为当前选择的样式。基准样式的格式为自定义样式的默认格式，可以对它们进行更改即为自定义，对于没有重新设置的格式以基准样式的格式处理。

（4）【后续段落样式】栏中可以设定一个使用此自定义样式的当前段落的后续段落的样式，例如：对于自定义的“图-居中”这个样式可以将它的后续段落样式设为“图-居中”，在插入一幅图片并将它的样式设为“图-居中”后按“Enter”，下一个段落自动采用“图-居中”样式。如果选中了【添加到模板】复选框，新样式将会被添加到当前使用的模板中，以后基于这个模板建立的新文档都可以使用这个样式。

（5）如果选中了【自动更新】复选框，如果对于使用这个样式的文档做手工格式修改，Word将自动将样式更新，并还会修改当前文档中所有使用这一样式的文本格式。单击【格式】按钮，弹出子菜单（如图6.6），在其中设置新样式的“字体”、“段落”、“制表位”、“边框”、“语言”、“图文框”、“编号”等格式，并可以使用【快捷键】命令为新样式定制快捷键。

（6）【格式】区内的工具栏按钮也可以快速完成部分上述操作。

第章 6

第6章 编辑长文档 191 （7）设置完成后单击【确定】按钮，完成新样式的建立。在【样式和格式】任务窗格的【请选择要应用的格式】栏中可以看到并使用新建样式。

图6.6 【格式】子菜单

另一种新建样式的方法是使用工具栏中的【样式】框，选定文本并设置其格式后，在【样式】框中输入新样式名，按“Enter”后，新样式即建立。

6.1.5 修改样式

对于内置样式和自定义样式都可以进行修改，修改样式后，Word会自动使文档中使用原有这一样式的文本格式都进行相应的改变。

使用修改样式的方法为：

（1）打开【样式和格式】任务窗格。

（2）在【请选择要应用的格式】区内找到要进行修改的样式名，如果该样式不在列表内，可能是还没有使用过的内置样式，可以选择【显示】下拉框中的【所有样式】并在其中寻找。

（3）单击该样式名右端的三角按钮，并在弹出的菜单中选择【修改】，弹出【修改样式】对话框（如图6.7）。

（4）【修改样式】对话框的使用方法和5.2.1中介绍的【新建样式】对话框的使用方法基本类似，请参照前文。 第章 6

192 第6章 编辑长文档

图6.7 【修改样式】对话框

注意： 对于Word的内置样式，修改时请慎重，因为可能某内置样式被修改后，所有以

它做基准样式的样式都会改变。例如：修改了【正文】样式的字体后，所有基于正文的样式的字体都改变了。

6.1.6 删除样式

对于用户自定义的样式可以删除。删除的方法为：

（1）打开【样式和格式】任务窗格。

（2）在【请选择要应用的格式】区内找到要进行修改的样式名，如果该样式不在列表内，可能使还没有使用过的内置样式，可以选择【显示】下拉框中的【所有样式】并在其中寻找。

（3）单击该样式名右端的三角按钮，在弹出的菜单中选择【删除】，并在弹出的对话框中确认删除即可。

注意：

删除某样式后，文档中所有使用这一样式的文本都会恢复成默认的【正文】样式。

6.1.7 设置【样式和格式】任务窗格中的显示

在【样式和格式】任务窗格中改变【显示】框中的选项可以改变【请选择要应用的格式】区的显示内容。

第章

6

第6章 编辑长文档 193 ●

●

●

●

● 选择【有效格式】选项，列表中显示当前所有有效的格式。 选择【使用中的格式】，列表中显示所有当前文档中用到的格式。 选择【有效样式】选项，列表中显示当前所有有效的样式，【有效样式】与【有效格式】是有区别的，例如：有可能【正文+首行缩进】是一种格式，但不是一种样式。 选择【所有样式】选项，列表中显示所有内置和自定义的样式。 选择【自定义】选项，弹出【格式设置】对话框（如图６.8）。可以使用它自定义可见

的显示内容。在【类别】栏中选择要改变显示的样式种类；在【可见样式】栏中对各复选框选择可见的样式；在【其他格式】区内选择其他格式是否可见。单击【确定】按钮，完成操作。

图6.8 【格式设置】对话框

6.1.8 复制样式

在文档中新建了样式后可以方便地把它复制到其它不同模板的文档中，方法如下：

（1）打开【样式和格式】任务窗格。

（2）选择【显示】框中的【自定义】命令，在弹出的【格式设置】对话框中，单击【样式】按钮。弹出【样式】对话框（如图６.9）,在【样式】对话框中也可以新建、删除或修改样式，使用方法与前面介绍过的类似，这里不再赘述。

（3）这里介绍使用【管理器】对话框复制样式的方法，在【样式】对话框中单击【管理器】

第章 6

194 第6章 编辑长文档 按钮。弹出【管理器】对话框（如图６.10）。在其中的左侧列表框中列出的是当前文档所使用的样式列表。在右侧的列表框中列出的是当前文档模板的样式列表。

（4）在左侧的列表框中选定任意项后，单击【复制】按钮，可将之复制到右侧列表中，即复制到模板中。反之，也可从模板中任意项复制到文档。

（5）若要在其他模板或文档间复制，可以单击【关闭文件】按钮，点击后变为【打开文件】按钮，即可打开所需的文档和模板进行复制操作。

（6）最后，单击【关闭】按钮完成操作。

图6.9 【样式】对话框

第

章 6

图6.10 【管理器】对话框

第6章 编辑长文档 195 技巧： 最简便的复制样式的方法是把含有所需样式的文本直接拷贝到目标文档中，则该

文本的样式就被自动添加到目标文档中。

6.2 使用大纲视图

一般的长文档结构比较复杂，各级标题交错，不容易清楚地显示出文档的结构。使用大纲视图显示文档可以以提纲的形式使各级标题和正文分级别显示，还可以只显示部分级别高的标题。这样，文档结构一目了然，给编辑和浏览长文档提供了便利的方法。可以先在大纲视图中编辑好文档框架再填入内容，这种方法对于编辑长文档很有效。

6.2.1 显示大纲视图

进入到大纲视图显示状态的方法和前面多次讲过的进入其他视图的方式类似，选择【视图】菜单中的【大纲】命令，文档界面即切换到大纲状态。

也可以使用编辑窗口下方水平滚动条旁的视图按钮进入大纲视图。水平滚动条左边四个按钮分别是【普通视图】、【Web版式视图】、【页面视图】和【大纲视图】，单击它们可以快速在各种视图状态之间切换。

进入大纲视图后弹出【大纲】工具栏（如图6.11所示）。使用此工具栏可以设置大纲中的标题和内容的显示级别、修改标题级别、展开和折叠标题、进行主控文档和子文档的操作以及目录操作等。

图6.11 【大纲】工具栏

6.2.2 大纲中的标题

Word中提供了9级标题样式（关于标题样式的使用请参见第一节中的详细介绍），使用它们可以将文档中的标题设置到各个不同的级别中，其中最高的级别为【标题 1】最低的级别为正文级。如果需要为标题编号可以使用Word中的自动编号功能。

标题使用标题样式设置为不同级别后在大纲视图中即可清晰地显示文档结构（如图6.12所示）。其中不同级别的标题会显示为不同的缩进，级别越高则缩进越小，这样在纵向同级的标题之间是对齐的，所以文档的层次结构一目了然。在大纲视图中，每个标题前面都会出现由一个图标，但是不同标题前面的图标是不同的。其中加号样式的图标表示其后的段落是标题且包含了子标题或正文内容，减号样式的图标表示其后的段落是标题但不包含子标题或正文，点样式的图标表示其后的段落是正文文本。 第章 6

196 第6章 编辑长文档 图6.12 【大纲视图】效果示例

6.2.3 大纲中的显示

可以改变大纲视图中显示的内容。例如：如果只要观看文档的结构，可以设置在大纲中不显示正文和低级别的标题。

改变显示时只要在【大纲】工具栏中的显示级别下拉列表框中选择所要显示的级别即可。设置的级别的意义为只显示该级别及更高级别的内容，例如：若选择了【显示级别5】则会显示级别1-5的标题内容，而如果设置了【显示所有级别】则在大纲视图中显示的是包括正文在内的所有内容。

使用展开和折叠操作也可以改变某个标题下属的显示内容级别，方法为：首先将光标置于该标题中的任意位置，然后单击【大纲】工具栏中的【展开】和【折叠】按钮。其中单击【折叠】按钮则会取消对该标题下属的最低级别的内容的显示，单击【展开】则恢复对折叠内容的显示。

使用【大纲】工具栏中的【只显示首行】按钮可以使显示的内容只包括第一段的首行。使用【显示格式】按钮可以取消显示内容的字符格式。

技巧：

使用鼠标双击标题前的图标可以快速展开或折叠标题。

6.2.4 在大纲中编辑

6.2.4.1 选择大纲中的内容

单击每个标题前面的图标可以选中该标题及其包含的所有内容（包括子标题和正文）。若只要选择某标题则可以如同选择普通文本一样在其上拖动鼠标选择，也可以将鼠标移动到该标题 第章

6

第6章 编辑长文档 197 的图标左侧当鼠标外观变为向右的箭头时单击左键。若要选择某段正文只要单击正文前的点状图标。

6.2.4.2 在大纲中添加内容

在大纲中添加内容只需如同编辑普通文本一样输入需要添加的内容，然后选定所有内容，在【大纲】工具栏中的【大纲级别】下拉框中选择添加的内容的标题级别或设定为正文。

6.2.4.3 改变标题的级别

对于已经存在的标题可以使用【大纲】工具栏改变它的级别，选中该标题后在【大纲】工具栏中单击【提升到‘标题 1’】将把该标题级别提高到最高级，单击【提升】按钮将标题级别提升一级，单击【降低】按钮将标题级别降低一级，单击【降低到正文】按钮将标题级别降低到最低级的正文级别。也可以在【大纲级别】下拉框中直接设置标题的级别。还可以使用鼠标横向拖动标题前的图标改变标题的级别，将鼠标置于要改变级别的标题前的图标上，当鼠标外观变为十字箭头时，按住左键横向拖动到所需的标题级别的缩进位置即可。

注意： 如果用鼠标拖动图标为加号的标题，则该标题下属的所有子标题和正文都会随之

移动而改变级别。

6.2.4.4 改变标题的位置

在大纲中移动标题可以使用【大纲】工具栏中的按钮完成。首先选择所要移动的内容，如果只要移动标题而不移动它下属的内容可以直接把鼠标置于标题中的任何位置。然后单击【大纲】工具栏中的【上移】或【下移】按钮，即可将标题上移或下移。

6.2.5 打印大纲

打印大纲视图只打印出显示在页面上的内容。所以，在打印前首先设置显示操作，使页面上显示的为所需内容，然后选择【常用】工具栏中的【打印】按钮，或选择【文件】菜单中的

【打印】命令。

6.3 长文档制作

在编辑长文档时常常会遇到这样的问题，由于文档长度过长造成浏览和编辑起来相当困难，而且储存文档的文件也会变得很大，影响了系统的效率。若需要多人合作编写文档，则更会感到非常困难。如果将文档分为不同的章节作为独立的文档编辑，当然可以但是降低了文档的统一完整性，会给格式处理等操作带来麻烦。使用Word提供的主控文档和子文档功能可以很好地解决这个问题。将各个章节划分为子文档，通过主控文档管理它们，既可以在子文档中分别编辑，又可以在主控文档中对子文档进行新建、删除、查看、合并、拆分、设置格式等操作。

第章 6

198 第6章 编辑长文档 6.3.1 创建主控文档和子

6.3.1.1 新建主控文档和子文档

主控文档是用来管理所有子文档的文档，新建主控文档和子文档的操作如下：

（1）先单击【常用】工具栏中的【新建】按钮，新建一个空白文档作为主控文档。

（2）加入到【大纲】视图下，并在其中编辑主文档的结构。编辑时使用上一小节中介绍的在大纲试图中编辑的方法设置标题的级别。

（3）单击【大纲】工具栏中的【主控文档视图】按钮，进入到主控文档视图中。

（4）选择需要创建为子文档的内容，并单击【大纲】工具栏中的【创建子文档】按钮，可以看到需要创建为子文档的内容已经被一个虚框环绕（如图6.13所示），并在虚框的左上角可以看到一个子文档图标。

图6.13 主控文档中插入子文档示例

（5）选择【文件】菜单中的【保存】命令将主控文档保存在某文件夹后，可以在该文件夹中找到Word自动创建的子文档文件。文件名为子文档中的第一个标题，例如：上图的示例中子文档的文件名就分别是“1创业板上市公司概述.doc”、“2 创业板上市公司的特征及审计特第

章征.doc”和“3创业板上市公司的重点会计问题.doc”。 要打开子文档编辑只要用鼠标在主控文档中双击每个子文档的虚框中左上角的子文档图标即可。

注意： 在主控文档中创建子文档时，应该选中所有希望包含在子文档中的内容，可使用

子文档的标题左端的图标选中所有该标题所属的子标题和正文，或是使用【大纲】工具栏中的【折叠】按钮将该标题下属的内容折叠起来。

6

第6章 编辑长文档 199 6.3.1.2 将已有文档转化为主控文档或子文档

将已有文档转化为主控文档的操作和从空白文档中创建主控文档的操作类似，只要打开该文档后，进入到【主控文档】视图中，并设置各标题的级别，然后为要创建为子文档的标题创建子文档即可。

将文档转化为子文档的操作为：

（1）先打开已经存在的主控文档，并进入到【主控文档】视图中。

（2）将光标定位于要插入子文档的位置。

（3）单击【大纲】工具栏中的【插入子文档】按钮，在弹出的对话框中选择要插入的子文档的文件名后，单击【打开】按钮即将之作为子文档插入到光标所在位置。

6.3.1.3 在主控文档中插入已有的Word文件

使用 Word 2002 中文版，还可以在主控文档中插入一个已经存在的 Word 文档，使其作为主控文当的子文档。有了这一功能，用户可以随时创建新的子文档，或将已存在的文档当作子文档添加进来。如果用户想将一个已经存在的文档作为一个子文档插入至主控文档中，其操作方法如下：

（1）在主控文档视图中显示主控文档；如果子文档处于折叠状态，单击【大纲】工具栏上的【展开子文档】按扭。

（2）将光标定位在要添加已有的地方。应确保光标的位置在已有的子文档之间。

（3）单击【大纲】工具栏的【插入子文档】按扭，这时，将会出现如图6.14所示的【插入子文档】对话框。

第

章 6

图6.14 【插入子文档】对话框

（4）在【插入子文档】对话框的【文件名】文本框中输入要添加文档的文件名称，或者在【查找范围】下列表框和文件列表中找到所要添加的文件，然后单击选定。

（5）单击【打开】按扭。

200 第6章 编辑长文档 6.3.1.4 折叠和展开子文档

创建了主控文档并插入了子文档后，可以通过展开和折叠子文档操作，转换主控文档中的显示样式。

在【主控文档视图】中单击【大纲】工具栏中的【折叠子文档】按钮后，原图6.13所示的主控文档页面显示如图6.15所示。

图6.15 折叠子文档效果示例

其中每个虚框中的内容为相应的子文档文件的超链接，在超链接上单击鼠标右键并在弹出的菜单中选择【打开超链接】则可以打开相应的子文档（关于超链接将在第十章中详细介绍）。

6.3.1.5 删除子文档

若要删除子文档只要在主控文档的【主控文档】视图中将光标置于子文档中，并单击【删除子文档】按钮即可。

需要注意的是这里删除的只是主控文档和子文档之间的联系，真正的子文档文件并没有被删除。

6.3.2 编辑主控文档和子文档

第

章对于主控文档可以和普通文档一样在【普通】或【页面】等视图下编辑，可以在【普通】视图中为文档制作目录、索引和交叉引用等。Word会在主控文档中的各个子文档之间自动插入连续类型的分节符，所以可以分别为各个子文档设置页眉和页脚等。如果要对各个子文档进行

组织和控制则可以切换到【主控文档】视图下进行操作。

对每个子文档编辑时可以在主控文档中直接编辑；也可以在【主控文档】视图中双击主控文档中相应的子文档虚框中左上角的子文档图标而打开子文档编辑。保存退出后，主控文档中会对子文档的修改自动进行更新。

6

第6章 编辑长文档 201 6.3.3 重新排列子文档

在主控文档中可以重新排列子文档的顺序，要改变子文档的顺序只要进行下面的操作：

（1）首先，在主控文档中进入【主控文档】视图。

（2）单击需要移动的子文档虚框中左上角的子文档图标可选中该子文档，如果需要移动多个相邻的子文档则可以按住“Shift”键后单击第一个和最后一个子文档的图标。

（3）按住鼠标左键将子文档拖动到目标位置即可。

6.3.4 重新命名子文档

若要重新命名子文档，应该使用下列操作：首先使用主控文档中的子文档图标打开相应的子文档。选择【文件】菜单中的【另存为】命令将子文档另存新的名称。关闭子文档后，在主控文档中使用折叠子文档操作可以看到子文档的名称已经改变了。

注意： 不能在操作系统中直接给子文档文件重新命名，若改变了子文档文件的名字主控

文档会失去和该子文档的联系。

6.3.5 合并和拆分子文档

用户可以在主控文档中将子文档合并或拆分。

合并子文档的操作如下：

（1）先进入主控文档中的【主控文档】视图中。

（2）将要进行合并的子文档移动到相邻位置。

（3）选择需要合并的子文档，可以用鼠标拖动也可以按住“Shift”键后用鼠标单击第一个和最后一个子文档的子文档图标。

（4）单击【大纲】工具栏中的【合并子文档】按钮，完成操作。

拆分子文档的操作如下：

（1）先进入到主控文档中的【主控文档】视图中。

（2）选定要进行拆分的标题，拆分时从这个标题处拆分可使拆分后选定的标题和其后的所有内容成为一个新的子文档。

（3）单击【大纲】工具栏中的【拆分子文档】按钮，即可将该子文档从光标位置拆分为两个子文档。

6.3.6 锁定子文档

使用主控文档的一个最主要的优点是工作组中的多个用户可以在同一个主控文档的各子文档上同时编辑。这时可以使用锁定子文档的操作避免出现冲突，各个用户只能编辑自己创建的子文档但可以观看其他用户的子文档。在图6.15所示的折叠子文档效果示例中可以看到子文档图标下方有一锁样图标，这个图标就是指示了当前该子文档已经被锁定。在折叠子文档状态下

第章 6

202 第6章 编辑长文档 所有的子文档都自动处于被锁定状态。用户锁定子文档的操作如下：

（1）先进入主控文档的【主控文档】视图中。

（2）将光标置于需要锁定的子文档中的任意位置。

（3）单击【大纲】工具栏中的【锁定子文档】按钮即可锁定文档，再次单击可以解除锁定。可以看到锁定的子文档前出现一个锁样图标，这时不能对子文档进行编辑。

6.4 多用户的协调工作

使用Word 2002 的主控文档还有一大优点，即可让多个用户协调工作。Word 2002 提供了几种功能，能帮助用户和合作伙伴在于存储于网络地址上的主控文档上同时进行工作，通过网络快速传递信息。合作小组的成员能够不受干预地完成自己的那一份工作，也能查看整个文档，了解整个工作进度。文档的作者能够设置密码，保护文档，只让得到授权的人访问文档。

在多用户协调工作时，主控文档可以建立在本机硬盘上，也可以建立在网络上。合作者可以共用一台计算机，也可以通过网络连接起来。使用Word 2002 可以浏览包含超级连接的 Office 文档，而不必考虑该文档是位于本机网络驱动器上还是位于 Internet 上。

如果某个用户正在某个子文档上进行工作，那么该文档将对其他用户锁定。这时，其他用户可以查看该子文档，但不能进行修改。当该用户关闭了该子文档后，其他用户才可以解除锁定定并开始在其中进行工作。Word 2002 的这个功能是为了防止在编辑时发生混乱。

下面我们介绍 Word 2002 中为多用户协调工作而提供的“文档保护”功能。

6.4.1 打开文档的权限密码

用户如果要为文档设置打开权限密码，其操作方法为：

（1）单击【工具】菜单的【选项】菜单项，打开【选项】对话框，并选择【安全性】选项卡（如图6.16所示）。

第

章 6

图6.16 【选项】对话框的【保存】选项卡

第6章 编辑长文档 203 （2）在【打开权限密码】文本框中输入密码，密码需区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符可以是字母、数字和符号。每个文本框中输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号。

（3）单击【确定】按扭，打开【确认密码】对话框（如图6.17所示）。

图6.17 【确认密码】对话框

（4）向【请再键入一遍打开权限密码】文本框中输入一遍密码，以确保无误。单击【确定】按扭。

经过上述密码设置后，可以先保存并关闭该文档，再打开它，以测试密码是否能阻止非授权用户打开文档，再次打开该文档时，会打开一个【密码】对话框，要求用户输入打开权限密码（如图6.18所示）。

图6.18 【密码】对话框

如果用户输入的密码不正确，此时 Word 不会打开文档，而是出现一个如图6.19所示的消息框，并告诉用户密码不正确，故无法打开该文档。

第

章 6 图6.19 输入的密码不正确时出现的消息框

要删除一个文档的打开权密码，可重新采取上面讲述的设置打开权限密码的方法，将密码设置为空即可。

提示：

设置密码同样可以采用【另存为】对话框，单击【另存为】对话框的工具栏（如

204 第6章 编辑长文档 图6.20

所示）上的【工具】按扭，在弹出的菜单中选择【安全措施选项】菜单项，就会出现如图6.21所示的对话框，其他方法同上。

图6.20 【另存为】对话框

图6.21 【保存】对话框

第

章6.4.2 修改权限密码 有些文档允许所有的人阅览、复制，但又不希望无关人员随意修改原始内容。这时，可以

设置文档的修改权限密码。设置修改权限密码后，不知道密码的用户同样能打开该文档，但修改后的文档保存时，Word 会阻止它以同一名字存盘，必须存为另一个名字的文档。这样就能保证源文件不被修改，又能使别的用户能阅读、复制该文件。

设置修改权限密码的方法和设置打开权限密码的方法基本相同：

打开【选项】对话框，选择【保存】选项卡，但这次不是往【打开权限密码】文本框中输 6

第6章 编辑长文档 205 入密码，而是往【修改权限密码】文本框中输入密码；设置好密码后，单击【确定】按扭，同样会出现【确认密码】对话框，要求确认修改权限密码，这里可以打开和权限密码的步骤一样操作。

现在来测试修改权限密码的作用，先关闭文档，再打开这一文档，这时会打开一个【密码】对话框（如图6.22所示）。

图6.22 输入修改权限密码的【密码】对话框

如果输入的密码正确，单击【确定】按扭，就可以打开该文档；如果密码不正确，单击【只读】按扭，照样能打开文档，但在该文档的标题栏上的文档名后标有一个【只读】字样（如图

6.23所示）。

第

章 6

图6.23 文档名后标有一个【只读】字样

【只读】文档和普通文档有何区别呢？如果用户对文档作了修改，再单击【常用】工具栏上的【保存】按扭，立刻就会发现，Word 没有直接保存文档，而是打开了一个如图6.24所示的消息框。

206 第6章 编辑长文档

图6.24 消息框表明文档是只读文件

消息框告诉用户，当前文档只是一个只读文件。单击【确定】按扭后，Word 会自动打开【另存为】对话框，让用户以别的文字来保存修改后的文档。同样，设置修改权限密码的工作可以在【另存为】对话框中完成。 6.4.3 建议以只读的方式打开文件

Word 可在文件打开时显示建议用户以只读方式打开文档的信息，如果有人以只读方式打开文档并对其进行修改，就必须用其他文件名保存，如果要在文件打开时显示建议以只读方式打开文档的信息，需要进行以下修改：

（1）单击【工具】菜单下的【选项】菜单项，打开【选项】对话框，并选择【安全性】选项卡。

（2）选项【建议以只读方式打开文档】复选框。 （3）单击【确认】按扭。

当用户保存文档并关闭后，再次打开文档时，会打开一个消息框，询问用户是否以只读的方式打开该文档（如图6.25所示）。

图6.25 询问用户是否以只读方式打开文档

如果单击【否】按扭，则文档以普通文档形式打开。如果单击【是】按扭，则文档以只读

第章

的方式打开，此时对文档所作的修改只能以其他文件名保存。同样，设置用户以只读方式打开文档的工作也可以在【另存为】对话框中完成。 6.4.4 保护文档功能

用户要防止阅读者在不知密码的情况下修改或批注文档，就需要对文档设置一些保护的内容。其操作方法如下：

单击【工具】菜单的【保护文档】菜单项，打开【保护文档】对话框（如图6.26所示）。

6

第6章 编辑长文档 207

图6.26 【保护文档】对话框

在【保护内容】选项组里有三个单选按扭，其含义如下： ● ● ●

【修订】：允许审阅者修改文档，但会高亮显示有修改之处，以便作者确认。 【批注】：允许审阅者插入批注，但不允许修改文档内容。 【窗体】：允许审阅者修改窗体域，但不允许审阅修改其他内容。

另外，对话框上还有一个【密码】文本框，用于输入密码。只有知道密码的授权阅读者才能用密码解除对文档特定内容的保护，此时阅读者对文档所做的修改、批注等内容才有效。

例如：要将保护内容设为【修订】，可选中【修订】选项，并在【密码】框中输入密码，再单击【确定】按扭，打开【确认密码】对话框，确认密码后，单击【确定】按扭关闭对话框。

如果用户不想接受阅读者对文档的修改，可单击【工具】菜单的【修订】菜单项，打开审阅工具栏，单击【拒绝所选修订】按钮

，审阅工具栏如图6.27 所示。

图6.27 【接受或拒绝修改】对话框

对于授权的阅读者，可以解除文档保护，此时其对文档作的修改将无条件全部被接受。要解除文档保护，可单击【工具】菜单的【解除文档保护】菜单项，打开【解除文档保护】对话框，（如图6.28所示）。往【密码】文本框中输入密码后， 再单击【确定】按钮就可解除文档的保护了。

第章

6

图6.28

Word 2002 提供了上述方法来限制对文档的存取。用户可以选择其中的一种用在希望做保

208 第6章 编辑长文档

护的文档上，防止未授权用户访问该文档。

6.5 交叉引用

交叉引用就是在文档中的一个位置引用其他位置的题注、尾注、脚注、标题等内容。例如：“【详细内容请参见图8-1】”就是一条交叉引用项。通过使用交叉引用功能可以使读者更方便地阅读较长文档，如果插入了超链接形式的交叉引用还可以通过单击该超链接快速定位到引用内容的位置。 6.5.1 插入交叉引用

在文档中插入交叉引用的操作如下： （1）位光标于要插入交叉引用的位置。

（2）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【交叉引用】命令，弹出【交叉引用】对话框（如图6.29所示）。

图6.29 【交叉引用】对话框

（3）在【交叉引用】对话框中的【引用类型】下拉框中选择要引用的内容包括题注、脚注、尾注、标题、书签等 。

（4）在【引用内容】中选择引用的内容，例如：可以引用标题的文字也可以引用编号、页码等。

（5）如果选中了【以超链接的形式插入】复选框则引用的内容会以超链接的方式插入到文档中，单击它即可直接跳到引用的内容处（关于超链接的详细介绍请参加第十章中的内容）。

（6）在【引用哪一个】列表框中选择一个可以引用的标题。 （7）最后，单击【插入】将交叉引用项插入到文档中。 6.5.2 修改交叉引用

在文档中插入了交叉引用项后如果需要修改，例如：要把【详细内容请参见图8-1】改为【详细内容请参见128页】可以进行如下操作：

第章

6

第6章 编辑长文档 209

（1）先选定需要改动的交叉引用，上例中就是【图8-1】。

（2）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【交叉引用】命令。 （3）在弹出的【交叉引用】对话框中选择要更改的修改内容，并单击【确定】按钮完成操作即可。

注意：

在文档中插入的交叉引用项其实也是以域的方式插入的，所以当引用的内容变化时只要更新域即可改变交叉引用项的内容。更新域的操作为选定需要更新的域后按【F9】键。

6.5.3 在页眉或页脚中插入章节号和标题

在页眉或页脚中插入章节号和标题是很常用的排版方式，前面的第三章已经讲述。用这种方法，在页眉或页脚中插入章节号和标题，用户要修改文档中的章节号或标题，Word 2002 中文版将在打印时自动更新页眉或页脚。

使用交叉引用在页眉和页脚中插入章节和标题的方法如下：

（1）选定要使用的章节和标题。单击【视图】菜单中的【页眉和页脚】菜单项。 （2）单击【插入】菜单项中的【交叉引用】菜单项，打开【交叉引用】对话框（如图6.29所示）。

（3）在【引用类型】列表框中，选择【标题】选项。

（4）在【引用哪一个标题】列表框中，单击包含所需的标题和章节号的标题。 （5）单击【插入】按扭，将章节和标题插入到页眉和页脚中（如图6.30所示）

。

第章

6

图6.30 在页眉中插入章节号和标题

210 第6章 编辑长文档

6.6 书 签

在读书时，经常用书签来标记书中的某一位置或一段文字，以便以后能迅速找到这一位置或一段文字。同样，在Word 2002文档中也可以使用书签。

在Word 2002文档中的书签是为了进行引用而命名的位置或文本，Word 2002以指定的名称标记这个位置。用户可以用书签在文档中跳转到特定的位置，标记选定的文字、图形、表格或其他项；用户可以在交叉引用中引用这项，或者为索引项生成页的范围。总之，书签是一个能给用户带来很多方便的工具。

书签在屏幕上显示为一个方括号，此括号在打印时不会被打印。下面介绍使用书签的一些技巧。

6.6.1 创建和删除书签

创建书签的操作如下：

（1）将光标定位于需要制作书签的位置。

（2）选择【插入】菜单中的【书签】命令，弹出【书签】对话框（如图6.31所示）。

图6.31 【书签】对话框

在【书签】对话框中的【书签名】文本框中输入新建立的书签名，然后单击【添加】按钮

第章

将书签添加到文档中。这时再次打开【书签】对话框，可以看到刚才的书签名已经出现在下面的列表框中了，说明书签已经成功创建。

删除书签的操作很简单，打开【书签】对话框后，在下面的列表框中选择要删除的书签。可以通过在【排序依据】中选择【名称】或【位置】而将书签排序以方便查找。选定后单击【删除】按钮即可。 6.6.2 显示书签

书签可以显示在屏幕上，也可以隐藏起来。其操作方法如下：

6

第6章 编辑长文档 211

（1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，就会打开【选项】对话框，选中【视图】选项卡（如图6.32所示）。

图6.32 【选项】对话框中【视图】选项卡

（2）在【视图】选项卡【显示】选项组中，有一个名为【书签】的复选框，选中这个复选框，书签就会显示出来，清除这个复选框，书签就不会显示出来。

注意：

书签在屏幕上显示为一个方括号。打印时，代表书签的方括号不会打印出来，如果书签标记的是某一个位置，那么方括号的两边会合在一起，成为一个【I】形。 6.6.3 使用书签

可以通过两种方法使用书签来快速定位光标。 ●

使用【书签】对话框的方法

选择【插入】菜单中的【书签】命令打开【书签】对话框。在其中选择要用于定位到的书签，可以使用排序功能以便选择，选定后单击【定位】按钮即可将光标定位到书签所在位置。如果创建书签时是选定某些内容再创建的，定位后会将书签中的内容全部选定。

●

使用【查找和替换】对话框中的【定位选项卡】

选择【编辑】菜单中的【定位】命令或是直接按【F5】键，打开【查找和替换】对话框中的【定位】选项卡。在【定位】选项卡中的【定位目标】列表框中选择【书签】。在【请输入书签名称】文本框中直接输入要用于定位的书签的名称或是在下拉列表中选择一个书签。选定后单击【定位】按钮即可。

第章

6

212 第6章 编辑长文档

6.7 题 注

文档中对于图片、表格、公式、图表等的名称、注解和编号就是题注。例如：在文档中插入表格时，经常会给表格加上题注“表格1”、“表格2”等。

使用题注，能使文档中的项目更有条理，便于阅读和查找。而且，一旦项目具有了题注，就可以在交叉引用中引用该题注，进行方便地查找。图6.33所示和图6.34所示就是添加了题注的效果。

图6.33 表格的题注

第章

6

图6.34 图表的题注

第6章 编辑长文档 213

6.7.1 插入题注

在Word 2002中，可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以给已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。

自动添加题注

在插入项目时自动添加题注的方法如下：

（1）单击【插入】菜单中的【题注】菜单项，这时会出现如图6.35所示的对话框。

图6.35 【自动插入题注】对话框

（2）单击【题注】对话框中的【自动插入题注】按扭，此时会出现如图6.36所示的【自动插入题注】对话框。

图6.36 【自动插入题注】对话框

第章

6

（3）在【插入时添加题注】列表中，选择用Word 2002 自动插入题注的项目。例如，如果想在插入bmp图像时自动添加题注，就选中【bmp图像】复选框；如果想在插入表格时自动添加题注，就选中【Microsoft Word表格】复选框；如果不想在插入某一项目时自动添加题注，则应清除这一项目的复选框。

（4）在【使用标签】下拉列表框中选择项目的标签，如果【使用标签】列表中没有想用图像的标签，请单击【新建标签】按扭，打开如图6.37所示的【新建标签】对话框。在标签文本框中输入想使用的标签，然后单击【确定】按扭。

214 第6章 编辑长文档

（5）在【位置】下拉列表框中选择题注相对于项目的位置。

（6）一般情况下，Word 2002 是用阿拉伯数字 “1，2，3，···”来为题注编号的，如果想使用其他的编号方式，单击【编号】按扭，打开如图6.37所示的【题注编号】对话框。在【格式】下拉列表框中选择一种合适的编号方式。

图6.37 【题注编号】对话框

（7）单击【确定】按扭。

作完了上述的工作后，每次在文档中插入所选的项目时，Word 2002 都会按所选的标签和编号方式自动为其添加题注。

例如：在【自动插入题注】对话框中选中【bmp图像】复选框，以“图”作为图片题注的标签，选择阿拉伯数字为题注编号。那么在插入图片时，Word 2002就会以“图1，图2„„”的方式为图片添加题注（如图6.38所示）。

第章

图6.38 在插入项目时自动添加题注

6

对于已有的表格、图表、公式或其他项目也可以为它们添加题注，其操作步骤如下： （1）选定所要添加的项目。

（2）单击【插入】菜单中的【题注】菜单项，弹出【题注】对话框。

（3）在【标签】下拉列表框中选择一个标签，或着使用【新建标签】按扭建立一个新的标签，在【位置】框中选择题注的位置，使用【编号】按扭选择一种编号方式。

（4）单击【确定】按扭。

第6章 编辑长文档 215

6.7.2 修改题注

对于已有的题注，用户还可以修改。在Word 2002 中既可以修改题注标签，也可以修改题注的编号格式。

6.7.2.1 修改题注标签

对于修改题注标签，Word 2002 也有相当大的灵活性。用户可以修改文档中单一题注的标签，操作步骤如下：

（1）选定所要修改的标签。

（2）按下Delete 键或使用【剪切】按扭，删除题注。 （3）选定所要修改题注的项目。

（4）单击【插入】菜单中的【题注】菜单项，打开【题注】对话框。

（5）在【标签】下拉列表框中选择一个标签，或者使用【新建标签】按扭新建一个标签。 （6）单击【确定】按扭。

用户执行完上面的操作后，Word 2002 就会将标签修改为用户所要的标签，如图6.39中，题注“图1”被修改为“图片1”。

图6.39 修改单一题注的标签

第章

6

修改单一题注的标签用以上的方法是合适的。如果要修改所有的相同类型的标签，不必一个一个地修改，使用以下方法，可以同时将相同类型的所有标签改成所希望的形式。

（1）选定想要修改的题注标签，对于想要修改的相同类型的一系列题注标签，选定其中任意一个。例如：选定“图1”（如图6.40所示）。

216 第6章 编辑长文档

图6.40 选定想要修改的题注标签

（2）单击【插入】菜单中的【题注】菜单项，打开【题注】对话框。

（3）在【标签】下拉列表框中选择一个标签，或者单击【新建标签】按扭，打开【新建标

签对话框】，在【标签】框中输入新的标签名称。选择【图片】，然后单击【确定】按扭（如图

6.40所示）。

第

章

图6.41 在【标签】框中输入新的标签名称 6

（4）单击【确定】按扭。 执行完以上操作，Word 2002 就会修改所有相同类型的标签。例如：在图6.41中，所有的“图”都改成为“图片”。

第6章 编辑长文档 217

图6.42 同时修改所有相同类型的题注标签

6.7.2.2 修改题注的编号格式

在 Word 2002 中题注可以有不同的编号格式，如“表1”“表2”“表3”也可以用“表a”

“表b”“表c”。在添加题注时，就可以设置不同的编号格式。对于已有的某种类型题注，可以修改其编号格式。其操作步骤如下：

（1）选定要修改编号格式的题注。

（2）单击【插入】菜单中的【题注】菜单项，打开【题注】对话框。

（3）单击【编号】按扭，打开【题注编号】对话框，在格式列表框中选择所需的编号格式，

然后单击【确定】按扭。

（4）单击【确定】按扭。

执行完以上操作，Word 2002 就会修改所选题注的编号格式。例如，在图6.43中，编号格

式由“图片1”、“图片2”变成了“图片一”、“图片二”。

第

章

6

图6.43 修改题注的编号格式

6.7.2.3 题注中包含章节号

在题注中包含章节号是很常用的编排题注的方式。例如：对于第一章的图片，使用题注“图

片1.1”、“图片1.2”等等；对于第二章的图片，使用“图片2.1”、“图片2.2”等等。这样做，

218 第6章 编辑长文档 能使文档富于条理，便于查阅。

要使题注中包含章节号，首先必须保证章节标题使用的样式为Word 2002所提供的九种标

题样式之一。

章节所用的标题样式必须是独有的。例如：如果章标题使用了【标题1】样式，那么【标

题1】只能用于章标题，而不能用于该文档中的其他任何文本中。因为如果章标题为【标题1】样式，Word 2002就会自动将第一个具有【标题1】样式的标题所包含的内容作为第一章，将第

二个具有【标题1】样式的标题所包含的内容作为第二章，依此类推。

在确保章节标题的标题样式后，请单击【格式】菜单中的【项目符号和编号】菜单项，打

开【项目符号和编号】对话框，然后选择【多级符号】选项卡（如图6.44所示）。

图6.44 【项目符号和编号】对话框的【多级符号】选项卡

选择某一种编号格式，然后单击【确定】按钮。

做完以上工作后，就可以使题注中包含章节号了。具体操作步骤如下：

（1）选定带有题注的项目。

（2）单击【插入】菜单中的【题注】选项，打开【题注】对话框。

（3）单击【编号】按钮，这时会打开【题注编号】对话框（如图6.44所示）。

（4）选中【包含章节号】复选项，然后在【格式】框中选择一种编号格式，在【章节起始

样式】下拉列表框中选择章节标题所用的标题样式，在【使用分隔符】拉列表框中选择一种分

隔符。示例选择了连字符“-”（如图6.45所示）。

第

章 6

图6.45 【题注编号】对话框

（5）单击【题注编号】对话框的【确定】按钮。

第6章 编辑长文档 219 在执行了以上操作后，Word 2002就会在题注中包含章节号（如图6.46所示）。

图6.46 在题注中包含章节号

6.8 编 写 摘 要

在编辑比较长的文档的时候，常常需要一份文档的摘要，例如：演讲稿要点、论文的摘要

等。Word的自动编写摘要功能可以自动把文档中的重要部分提取出来。在自动编写摘要窗口可以浏览自动生成的文档摘要，并可以在只显示文档摘要和在文档中突出显示要点状态间切换，还可以随时改变摘要的详细程度。

自动编写摘要的操作如下：

（1）选择【工具】菜单中的【自动编写摘要】命令，弹出【自动编写摘要】对话框（如

图6.47所示）。

图6.47 【编写摘要】对话框 第

章 6

（2）在【自动编写摘要】对话框中选择摘要类型为【突出显示要点】、【在文档顶端插入

摘要或摘录文字】、【新建一篇文档并将摘要置于其中】或【在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容】，每种类型的效果如同其名。

（3）【长度】文本框中输入摘要相当于原文档的百分比的长度，越大则摘要越详细。

（4）单击【确定】按钮后，则Word根据选择的摘要类型自动建立了摘要。如果选择的类

220 第6章 编辑长文档 型为【突出显示要点】或【在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容】类型，则会

进入到自动编写摘要窗口状态下，弹出【自动编写摘要】工具栏（如图6.48所示）。单击【摘

要类型】按钮，可以在上述两种类型下切换。拖动【相当于原长的百分比】滚动条，可以改变

摘要的详细程度。单击【关闭】按钮则返回文本编辑状态下。

图6.48 【自动编写摘要】工具栏

6.9 索 引

索引就是列出的文档中内容的页码或页码范围等。使用索引可以方便在较长的文档中查找

信息。创建索引的操作包含两个步骤：首先应该在文档中选定需要创建索引的位置并标记索引

项，然后一般在文档末尾处创建索引。

6.9.1 标记索引项

索引项就是文档中需要进行索引的内容。标记索引项就是将这些内容用于代码的形式标记

出来。标记完所有的索引项后就可以为它们建立索引。

标记索引项的操作如下：

（1）在文档中选定要标记为索引项的内容。

（2）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【索引和目录】命令，

再在弹出的对话框中选择【标记索引项】命令，弹出【标记索引项】对话框（如图6.49所示）。也可以使用快捷键【Shift ＋ Alt ＋ X】键直接调出【标记索引项】对话框。

第

章 6

图6.49 【标记索引项】对话框

（1）这时【主索引项】文本框中已经显示的是选定的文档内容，可以使用它作为主索引项的内容，也可以自己重新进行编辑。在【次索引项】中编辑下一级的索引项内容。同一主索引

第6章 编辑长文档 221 项中可以包含多个次索引项，例如：若【清华大学】为主索引项则【计算机系】可以作为次索引项，若要查找【清华大学计算机系】可以先在索引中找到主索引项【清华大学】再在它的下属内容中找到次索引项【计算机系】。

（2）若主索引项或次索引项为多音字则需要在其后的【所属拼音项】文本框中设置它的正

确读音。这样，在索引中它才会处于正确的位置。

（3）在【选项】区中若选择【交叉引用】单选框，在其后的文本框中设置交叉引用的内

容，最后在索引中出现的不是页码而是设置的交叉引用的内容。若选择【当前页】则索引中出现的是当前页的页码。选择【页面范围】时，如果希望索引中出现的是一个页码范围，这时需要通过在所需的页码范围的文档上创建书签的操作，创建书签后，在【书签】下拉框中选中它即可。在【页码格式】区可以选择该索引项，出现在索引中的页码格式为加粗或倾斜。

（4）最后单击【标记】按钮则将当前所选文字标记为一个索引项。若单击【标记全部】

按钮则将所有与所选文字相同的内容标记为索引项。

可以不关闭【标记索引项】对话框，单击文档并在其中选择要标记的内容后，再单击对话

框，从而连续标记索引项。

技巧： Word中将冒号【:】作为各级索引项之间的分隔符，所以在制作索引项时若索引

项含有冒号【:】则需要在其前面加上反斜杠号【\】。利用这个属性可以添加次索引项

以下的第三级索引项等，方法是：直接在【标记索引项】对话框中的【次索引项】文

本框中的次索引项后输入【:】再在其后输入第三级索引项的内容即可。

6.9.2 创建索引

完成对于索引项的标注后再其基础上可以创建索引。创建索引的操作如下：

（1）光标定位于文档中插入索引的位置，一般位于文档的末尾处。

（2）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【索引和目录】命令，

弹出【索引和目录】对话框，在其中选择【索引】选项卡（如图6.50所示）。

（3）在其中的【类型】单选区中选择【缩进式】或【接排式】，选择【缩进式】则次索引

项会列在主索引项的下方并缩进一段距离，而使用【接排式】则次索引项和主索引项列于同一行中。

（4）在【栏数】文本框中选择索引中的分栏数目。

（5）在【语言】下拉框中选择索引使用的语言，如果选择了【中文】则可以在【排序依

据】下拉框中选择索引的排序是按照拼音或笔画。

（6）如果选中了【页码右对齐】复选框则索引中的页码会采用右对齐方式。

（7）在【制表符前导符】下拉框中选择索引的页码和索引项之间的分隔符。

（8）在【格式】下拉框中选择一种索引样式包括：【来自模板】、【古典】、【流行】、【现代】、

【项目符号】、【正式】、【简单】等。

第章 6

222 第6章 编辑长文档

图6.50 【索引和目录】对话框中的【索引】选项卡

（8）若需要修改索引项文字的格式，单击【修改】按钮，则弹出【样式】对话框（如图

6.51所示）。在其中选择需要修改格式的索引级别后单击【修改】按钮，在弹出的【修改样式】对话框中对选择的索引样式进行修改（关于该对话框的使用请参考第一节中的详细介绍）。

第

章

6 图6.51 【样式】对话框

（9）最后在【打印预览】区中观看索引的效果，然后单击【确定】将索引插入到文档中。

制作出的索引效果如图6.52所示。

第6章 编辑长文档 223 图6.52 索引效果示例

6.9.3 修改和删除索引

索引中实际上是在文档中标记索引项的位置插入了一个以【XE】开始的域，所以当文档变

化时只要在文档中更新域即可更新索引。在进行修改和删除索引之前先单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮，使文档中的域显示出来（如图6.53所示）。可以看到【荷塘】这个索引项后显示出了用{ XE 【荷塘】 }表示的域的标志。

若要修改索引项的内容则只要在域中修改双引号中的内容即可。

若要删除索引项则选中连同括号一起的域标志后，按【Delete】键即可。

在修改或删除了索引项后应该更新索引。可以重新插入索引，选择【插入】菜单中的【引

用】命令在弹出的子菜单中选择【索引和目录】，在弹出的对话框中选择【索引】选项卡，并单击【确定】按钮。这时，会弹出一个对话框要求确认是否替换原来的索引，选择确认即可更新。也可以使用更新域的方法快速更新索引，方法是：在索引上单击左键则选中整个索引，然后按

【F9】键更新域。

第

章

6 图6.53 显示域标记的索引项示例

6.10 目 录

在编辑长文档时制作目录一般是必须的操作。使用目录读者可以轻松地在长文档中浏览、

定位和查找内容。Word提供了自动创建目录的功能，大大方便了编辑目录的操作，而且使用这

224 第6章 编辑长文档 个功能创建的目录可以对于文档内容的改变自动更新。

6.10.1 创建目录

前面讲过Word中提供了9级标题样式，使用这些样式可以直接设定标题格式。实际上Word

也是靠这些标题样式自动创建目录的。创建目录的操作如下：

（1）首先，在编辑文档的时候，把需要显示在目录中的标题用标题样式设置为相应的级别。

（2）将光标定位于文档中需要插入目录的位置，一般在文档开头处。

（3）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【索引和目录】命令。

在弹出的【索引和目录】对话框中选择【目录】选项卡（如图6.54 所示）。

（4）在【常规】区中的【格式】下拉列表框中选择一种目录格式包括【来自模板】、【古

典】、【优雅】、【现代】、【流行】和【简单】。

（5）在【显示级别】文本框中选择显示在目录中的标题最低级别，例如：如果设置为3， 则显示3级及其以上级别的标题。

（6）选择【显示页码】复选框则在目录中自动加入标题所在页的页码。若设置了【显示

页码】则在【页码右对齐】复选框中选择页码的对齐方式，在【制表符前导符】中设置目录中

的标题和页码之间的分隔符。若选择了【使用超链接而不使用页码】复选框则显示在Web版式

视图下目录中以标题作为内容的超链接。

（7）单击【选项】按钮在弹出的对话框中可以将各级目录和各级标题对应起来。

（8）单击【修改】按钮在弹出的【样式】对话框中可以修改各级目录的格式。

（9）设置完上述选项后，单击【确定】即可将目录插入到文档中。

第

章 6

图6.54 【索引和目录】对话框中的【目录】选项卡

插入文档中的目录效果如图6.55 所示。

第6章 编辑长文档 225 图6.55 创建目录效果示例

6.10.2 修改和删除目录

Word 2002所创建的目录是以文档的内容为依据的。如果文档的内容发生了变化，例如：改变了标题或者所在的页，需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。Word 2002会自动完成这项工作。

在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题数等内容，可以再执行一遍创建目录的操作，重新选择格式、显示级别等选项。在单击了【目录】选项卡的【确定】按钮后，屏幕上会出现如图6.56所示的对话框，询问是否替换选定的目录。如果选择【是】，那么Word 2002就会用创建的目录替换原有的目录。

在文档的内容发生了变化后，如果想更新目录以适应文档的变化，请在目录中的任意处单击右键，然后在图6.57 所示的快捷菜单中单击【更新域】选项，Word 2002就会更新目录。

图6.56 是否替换选定的目录 图6.57 快捷菜单

技巧：

更新目录的另一种方法是：在目录中单击鼠标左键，然后按下F9键。

如果要删除目录，首先将鼠标指针移到要删除的目录第一行左边页面的空白处，待鼠标指针变为右上方的箭头后，单击鼠标左键，整个目录都会被加亮显示。按下Delete键，整个目录就会被删除。

6.10.3 图表目录

图表目录也是目录的一种，可以在其中列出图片、图表、图形或文档中其他插图的说明，

第章

6

226 第6章 编辑长文档 以及它们出现的页码。Word 2002自动创立图表目录的基础是图表的题注或者自定义样式的图表标签。在建立图表目录时，Word 2002将搜索题注，参考页码顺序在文档中显示图表目录。

使用题注组织并建立图表目录的方法如下：

（1）为文档中要建立目录的图片、图表、表格、图形等加上题注。

（2）将光标移到希望插入图表目录的地方。

（3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，打开【索引和目录】对话框，选择

【图表目录】选项卡（如图6.58所示）。

图6.58 【索引和目录】对话框的【图表目录】选项卡

（4）在【题注标签】列表框中选择要建立目录的题注，在【格式】列表框中选择一种目录格式，然后选好其他选项。

（5）单击【确定】按钮。

现在，Word 2002就会按要求自动创建图表目录。图6.59所示是Word 2002为图片创建的目录。

第

章 6

图6.59 图片目录

第6章 编辑长文档 227 在建成图表目录后，当将鼠标指针移到目录页码上时，鼠标指针会变为手形，单击鼠标左键，就会跳转到文档中相应的位置。

利用Word 2002自动生成题注组织并建立图表目录是很方便的。有时，文档中图表的标签是用户输入的，而不是应用Word 2002的题注功能加上的。在这种情况下，可以使用自定义样式组织建立图表目录。方法如下：

（1）将自定义样式应用到图表标签上，所选定的图表标签应该使用和题注样式相同的样式。

（2）将光标移到希望插入图表目录的地方。

（3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，打开【索引和目录】对话框，然后选择【图表目录】选项卡（如图6.58所示）。

（4）单击【选项】按钮，此时会打开【图表目录选项】对话框（如图6.60所示）。

图6.60 【图表目录选项】对话框

用这种方法建立的图表目录和使用题注建立的图表目录是一样的。需要注意的是：所有的图表标签使用相同的样式，而且要保证这种样式没有被除图表之外的其他项目使用。

图表目录的修改、更新和删除的方法与在上一小节讲述的目录的修改、更新和删除方法是一样的。

6.10.4 引文目录

引文目录是Word 2002中文版又一项新的目录功能。使用这项功能，可以很方便地在文章中引用的法规、宪章及其他的引文类型创建目录，便于自己和他人日后的查找。

Word 2002自动创立图表目录的基础是对引文的标记，这种标记类似于前面讲过的标记索引。在建立引文目录时，Word 2002将搜索标记，参考页码顺序在文档中显示引文目录。

首先讲引文的标记，方法如下：

（1）选定文档中的引文。

（2）单击【插入】菜单的【索引和目录】命令，打开【索引和目录】对话框，并选中【引文目录】选项卡（如图6.61所示）。 第章 6

228 第6章 编辑长文档

图6.61 【索引和目录】对话框的【引文目录】选项卡

（3）单击【标记引文】按钮，会弹出如图6.62所示的【标记引文】对话框。

图6.62 【标记引文】对话框

（4）在【类别】列表框中选择引文类型。在【所选文字】文本框中显示的是选中的文字，也是最后在引文目录中显示的内容，可以对其进行编辑使之更适合目录的需要。在【短引文】文本框中可以编辑要使用的短引文文本，在标记项很多时，可用来查找和显示标记项内容（显示在框中的即是引文目录的目录内容）。

第

章

（5）单击【标记】按钮即可标记引文项。单击【标记全部】按钮即可标记文档中所有出现这些文字的地方。这时，【长引文】框中会显示该引文内容。 （6）在标记了一个引文项后，还可以标记其他引文项。其方法是：选定文字，然后打开

【标记引文】对话框，并重复第（4）步和第（5）步。

在标记好引文后，就可以创建引文目录了。其方法如下：

（1）单击【插入】菜单的【索引和目录】命令，打开【索引和目录】对话框，并选中【引文目录】选项卡（如图6.62所示）。

6

第6章 编辑长文档 229

图6.63 一个创建好的引文目录

（2）用户可以在对话框中设置要使用的选项，然后单击【确定】按钮。图6.63所示显示了一个创建好的引文目录。

6.10.5 在主控文档中创建目录

在主控文档中创建目录的方法与在普通文档中是相似的。要在主控文档中创建目录，首先应在主控文档中显示主控文档，然后展开子文档，将光标移动到要建立目录的位置，这个位置可以在主控文档中，也可以在某一子文档中（用户甚至可以专门建立一个子文档表放置目录）。完成以上操作后，就可以按照前几个小节中讲述的建立目录的方法来建立目录。

在主控文档中修改、更新和删除目录的方法也与在普通文档中是一样的，此处不再赘述。 注意： 以上所说的这些操作都应在主控文档视图中展开了子文档的状态下进行，否则可

能出错或无法执行。

6.10.6 更新目录

选中某条目录，然后按快捷键Shift ＋ F9后可以看到目录显示的内容发生了变化，这时显示的是目录的域代码形式。在文档中创建的目录实际上也只是插入了域代码。所以，当文档变化时只要更新域即可使目录更新。

若文档修改了，例如：标题内容改变了或是标题移动使其所在页变化了，这时应该将目录也进行相应的更新。可以使用重新插入目录的方法，选择【索引和目录】对话框中的【目录】选项卡；在其中单击【确定】按钮，会弹出一个对话框要求确认是否更新目录，确认即可。也可以使用更新域的方法快速更新目录，方法是：选定目录后单击【F9】键。 第章

6

230 第6章 编辑长文档 6.11 小 结

在进行一些较长文档编辑和处理的时候，前面介绍的基本功能就显得有些力不从心了。从本章开始介绍Word 2002 的高级功能。本章学习如何使用样式，主控文档与子文档、文档间交叉引用，书签，怎样完成自动编写摘要、创建索引和目录，掌握了这些功能，能长文档的操作就变得轻松自如了。

6.12 习 题

1. 什么是样式？样式有哪几种类型？如何在Word 2002文档中使用样式？

2. 什么是大纲？在大纲视图方式下，可以进行什么操作？

3. 什么是主控文档？怎样展开和折叠主控文档？

4. 批注的作用是什么？怎样在Word 2002文档中使用批注？

5. 什么是交叉引用？怎样有Word 2002文档中插入交叉引用？

6. 什么是书签？怎样在Word 2002文档中使用书签？

7. 什么是题注？在文档中使用题注有什么好处？

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章 6