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ビジネス文書(社内)

社内文書は、社内の業務を円滑に推進するため、一社内において往復/通用する文書のこと。

ビジネス文書では何よりも、的確に用件を相手に伝えることが優先されてくる。そのため、敬語は適度に。「です/ます」体を用いるのが一般的であり、文中では「社長」「部長」などの役職の下に「さん」「様」「殿」などの敬称は付け加えない。

社内文書の本文は箇条書きを活用し、簡潔にまとめる。特に強調したい点は、下に「記」として箇条書きにし、本文内で「下記のとおり」として示す。

◆社内文書のポイント

社内文書には、通達書や指示書など、会社の方針や業務運営のための指示を与える「トップダウンの文書」と、上申書や企画書、各種報告書など、下部の者が上部の者へと提出する「ボトムアップの文書」とがある。

ここでは日常的に書く機会の多いボトムアップの文書の中から、いくつか挙げていく。

◆出張報告書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 中国/上海出張報告書

平成○年○月○日

営業部 田中吾一

去る10月15日より6日間、中国の上海市へ現地事務所の開設準備を目的に出 張しました。以下のとおり報告いたします。

記

１．事務所設立には、上海市の対外経済貿易委員会、工商行政管理局、税務局、 税関、外貨管理局などで認可を受け、事務所登記を行わなければならない。今 後、一連の手続きをスムーズに行うためには、新たに現地コーディネーターと 契約し、必要書類の検討を重ねる必要がある。

２．上海市では外資系企業の進出ラッシュでオフィス探しが困難になっている。 そこで今回、まずは南京路2番地3号の龍飛ビル3階に仮事務所の部屋を確保。 連絡員2名の派遣が可能となった。

３．所感 上海でのビジネスチャンスは予想以上に大きいと思われる。いち早 く正式な事務所設立を行い、現地企業とのコンタクトを行う必要があると考え

る。

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【出張報告書のポイント】

上司に提出する出張業務の結果報告書。出張目的の要点をつかみ、用件に沿った結果を導き出すようにする。

1 主張先、日時、目的を正確に。

2 その結果（成果）の内容。目的が十分に達成できなかった場合には、その原因と 経緯、問題点

3 結果に対する意見と今後の見通し。

◆会議報告書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 社内連絡会議報告書

平成○年○月○日

営業部 田中吾一

定例の9月社内連絡会議に出席しましたので、当会議において協議決定した 事項をご報告いたします。

記

１．議題「新OA システム導入について」

２．日時 9月20日（月）

３．議事 システム部より、現行の事務システムでは販売部門との連携が取り にくくなってきたということで、新機種を導入し、販売システムとの社内LAN

を構築したいとの要望が出された。そこで全員で協議した結果、次の決定を見 た。

(1)新機種導入の前に、事務部門と販売部門双方のスタッフから意見調査を 行い、それに沿ったシステム化計画を立てる

(2)各部門で事務処理の洗いなおしを図る

(3)新機種は、現行機種/データとの互換性が確実に保証されたものから選

ぶ

４．継続事項

この案件は翌10月会議でも継続して審議されることになった。

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

各種会議は、その後の方針を決定する重要なもの。出席しなかった上司や関連部門への報告のため、正確、かつポイントを押さえた記録とする。

1 会議の概要（日時/場所、テーマ/議題、主催者、司会者、出席者）は正確に。 2 各出席者の発言、進行状況などを具体的に。

3 会議結果、決定事項（誰が何をするのかを明確に）。

4 必要があれば、尐数意見、問題点、所見なども書く。

◆調査報告書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 需要動向調査報告書

平成○年○月○日

営業部 田中吾一

新製品「OS －８シリーズ」の需要動向について、５月１日から６月１日まで

に調査した結果を報告いたします。

記

１．市場動向

現在のデジタルビデオ市場は、大型液晶ディスプレイ搭載型への人気が集中 し、より小型化/低価格化への需要が高まっている。今回発表したOS-8は、こ

のニーズを満たしているが、2週間後に出たS 社製GT-8との差別化が困難で、顧 客の明確な選択肢に入り切れていない。

２．売れ行き状況

OS －8発売当初は月々前月比10％増で出荷されていたが、GT-8登場後は横這 い。さらにGT-8はタレント○○を起用した広告戦略で優位に立ち、OS-8は値崩 れ気味となっている。

３．見解

OS-8は性能面で劣っているわけではないが、顧客への訴求力が弱すぎる。当 社もCF 等で打開を図り、同時に価格政策を含めたテコ入れが必要と考える。 以上

/添付資料

1 OS－8の売上状況グラフ（別紙1）

2 GT－8の広告資料（別紙2）

別紙2通添付（省略）

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【ポイント】

調査報告書では、都合の悪いことでも隠さず示し、客観的評価と適切な意見を盛り込むことが大切。

1 何についての調査報告かを明確にする。

2 調査の目的、方法、結果、考察意見を箇条書きにする。

3 図やグラフを取り入れるなど、専門外の人でも分かるように心がける。

4 参考資料は必ず記入する。

◆事故報告書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 不渡り事故報告書

〈A 社倒産による債権の見通しについて〉

平成○年○月○日

営業部 田中吾一

１．不渡り発生までの経緯

A 社は業界では中堅で、これまで堅実に経営してきたが、一昨年に自社ビル を建設してから資金繰りに苦しくなった。また昨年からの新製品の売れ行きも 不振だったことから、業務内容がさらに悪化。

そして去る11月20日、○○銀行で第1回目の不渡りを起こし、近く第2回目の 不渡りが発生する見込みである。

２．当社の債権残高

当社のA 社との取引額は、月平均800万円。債権残高は11月末日時点で1700万 円となっている。A 社が倒産した場合、債権回収見込みは2割程度と推定される。 ３．今後の対策

債権回収に全力を挙げるため、A 社に対する手形/小切手訴訟の準備を整え たい。顧問弁護士○○氏との交渉を早急に開始したいが、まずは債権者会議に 臨む当社の方針に関する指示を伺いたい。

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

事故報告は緊急を要する。提出するタイミングを逸しないと同時に、再発防止の具体策を明示することが不可欠だ。

1 事故の日時、場所、発生状況、原因、その後の処理を明確に。

2 事故調査の経過と所見。

3 再発防止への具体策を明示。

4 今後の事故対策への資料となるものなので、繊細なデータや資料を添える。 ◆稟議（りんぎ）書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 光ファイルシステムの新規購入について

平成○年○月○日

営業部 田中吾一

今般、標記について下記理由より購入いたしたく、稟請いたします。

記

１．購入品名 OPFILE －5000

２．購入先 (株) システム製作所

３．購入額 1500万円（別紙見積書参照）

４．処理科目 OA 備品

５．購入理由

(1)設計図や資料の保管キャビネットが膨大になり、オフィスワークにも支

障をきたすようになってきた。そこで1枚の光ディスクに20万枚の書類が 保管できるシステムで事務スペースの拡大を図る。

(2)必要な書類が短時間で検索できる。

(3)現行のパソコンと連動できる。

(4)導入後の償却費/維持費についても別紙のとおりで、導入メリットが大

きい。

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

上司や上級機関に対して、業務上必要と思われる案件の決裁、承認を求める文書。あらかじめ根回しをし、そこで得た意見等も盛り込んで、決裁が得られるようにしておく。その性質上、管理職以上の者が書くことが多い。

1 起案内容を明確にした標題とする。

2 立案の理由、内容、実現方法、必要経費、予想される成果などを明確にする。 ◆上申書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 学生用ノートパソコンの導入について

平成○年○月○日

学務課 鈴木一郎

記

１．来年度より、情報処理科の学生には一人1台のノートパソコンを導入し、

教室外へも貸与することを提案いたします。

２．提案理由 本校の教育環境を更に整備することで、授業内容の質的向上を 図り、情報処理技術者認定試験の合格率をアップさせる。

３．導入経費：3000万円（別紙見積書）

４．期待される効果

(1)学生個々人にパソコンを貸与することにより、学外でも好きな時間に授業

の復習/実習ができる。

(2)学内のホストコンピュータと連携し、学生個人の学習進渉が把握できる。

(3)一人1台のパソコン貸与は他校への優位性となり、来年度以降の入学希望者 の増員が見込まれる。

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

組織の下部の者が、自己の責任や権限を超えた仕事を遂行したい場合、上司や上級機関に提案を申し出て、判断や指示をあおぐ文書。

1 上申の内容、具体的方策、実施した場合の効果などを箇条書きで書く。

2 上司への提案なので、言葉づかいはていねいに。

3 説得力を増すため、具体的な数字やデータを記入する。

◆企画書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― AT 旅行社/新ツアー 「北緯43度／アジアライン」企画書

テーマ「未知への旅はここから始まる」

企画開発部 松野敏夫

北緯。広大なユーラシア大陸を横切る果てしなき道。北海道からロシア、中

国、モンゴル、カフカス、イスタンブールへと続く14日間の旅で、あなたはい

くつの出会いと感動に浸れるだろうか。

１．背景：

海外旅行はもはや、国内旅行と何ら変わることのない、日常的な行為とな ってしまった。その一方で、パックツアーに対するマンネリ化や、買い物旅

行への批判、お仕着せの旅では満足できない需要層の増加が目立ってきてい る。最近のアンケート結果によれば、今までにないアジアの旅がしたい、民 族と文化、歴史を探る旅がしたいとのニーズが中高年層を中心に増加してい る。そこで、北海道から出発し、北緯43度に沿って2週間でユーラシア大陸

を横断するというダイナミックなツアーを企画した。

２．企画内容：

ロシアや中国など4ヵ国6拠点をじっくり巡り、壮大なアジアの歴史と民族

/文化/風土に触れる旅。一般的な名所巡りは極力抑え、現地の人々との触 れ合いを通して、生きた歴史/文化などを実感してもらうことを目的とする。

（他社との商品比較については別紙参照）。

３．ターゲット層：

アジアに興味のある中高年層（40～60歳）。また国際交流という観点から、 マスコミ/教育/自治体/芸術関係者などにも食い込める（別紙ポジショニ

ング/マップ参照）

４．期待される効果：

従来のツアーでは吸収できなかった年齢層を獲得し、顧客層の拡大を図る。 また、大規模かつ格調高いツアーを主催することで、AT 旅行社の業界内での 位置づけを高める。

５．コース/日程案：

（別紙参照）

６．宣伝/販売スケジュール（別紙参照）

７．収支予測：

費用○○円。収入○○円。収支○○円（1ツアーにつき）

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

社内での企画書は、担当業務における新しいプランの実施手順を定めた計画書とな る。机上の空論で終わらせないためにも、すぐ実行に移せるような具体性が必要とされる。

1 企画テーマとメリットを明確に。

2 現状把握と分析、それに対する解決/改善策、企画の新鮮さ、具体的な実行方法 と手順、期待される効果、社会的な有益性などの項目について整理し、適切な資料とデータをビジュアル的に配置する。

3 特に「期待される効果」については事実と願望を混同せず、客観的な判断を下す。

◆欠勤/休暇届

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 欠勤届

総務課長殿

平成○年○月○日

営業部販売課

南野正志 (印)

このたび私は、下記の理由で欠勤させていただきたいので、ここにその旨お 届けいたします。

記

１．期間：平成○年7月10日～13日

２．理由：入院した郷里の父親を見舞い、家族と今後の相談をするため

３．緊急連絡先：両親宅（電話0123－45－6789）

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

欠勤/休暇届は仕事に支障をきたすことのないよう、早めに届けることが基本。

1 欠勤/休暇の日時と理由は簡潔に書く。欠勤が長期にわたる場合は、その理由を 証明する書類（事故証明、診断書など）を添付する。

2 業務上の問い合わせなどに対処するため、緊急連絡先は必ず記入する。 ◆身上異動届

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 総務課長殿

平成○年○月○日

営業部販売課

南野正志(印)

下記の通り異動がありましたので、お届けいたします。

１．種別：扶養家族増 1名

２．内容：平成○年○月○日 長男 正夫出生

３．添付資料：出生証明書、住民票、各1通

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

異動届は結婚、出生等で扶養家族に変更があったときや、住所に変更があったときなどに必要。

◆始末書

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 始末書

平成○年○月○日

代表取締役社長

館野 徹殿

制作第一課係長

山上久一(印)

このたび、私の過失によって、会社に対して多大な損害を与えてしまいまし

たことを、ここに深くお詫びいたします。

今後はこのような過失を再び引き起こさないよう十分注意し、万全の管理を いたす覚悟です。

なお、会社に与えました損害内容は、下記のとおりであることを確認すると

ともに、賠償については会社の決定に従います。

記

１．データ復旧費用：50万円

２．緊急連絡用通信費用：2万円

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

不始末を詫び、今後の精励を誓う文書。過失に対する素直な反省を込め、今後は決して失敗しないという気構えを示すことが必要。賠償等については会社の決定、指示に従うという意思表示をしておくこと。

1 過失の事実と状況、その原因。

2 過失/損害に対する素直な反省とお詫び。

3 再発防止への決意と誓約を記す。

4 自己弁護や言い訳は逆効果と心得ること。

なお、過失の度合いが「始末書」よりも軽い場合には、「理由書」や「顛末書」という文書を提出する場合もある。いずれにしても、「始末書」の場合と共通する姿勢で文書を作成しなければならない。

◆進退伺

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 進退伺

平成○年○月○日

代表取締役社長

館野 徹殿

制作第一課係長

山上久一(印)

このたび、私の監督不行届きにより、当課員○○○○による業務上横領事件 が発生しました。事件の内容は、さきに報告した通りでございます。

この不始末により会社に重大な損害を与えたばかりでなく、対外的信用を失 墜させましたこと、ここに深くお詫びいたします。本件は、すべて小職の責任

でありますので、ここに辞表を同封し、進退についてご指示を仰ぎたく存じま

す。

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

進退伺は、始末書では済まない重大な過失/事故を起こした場合、辞職を前提に上司に提出する、自己の進退を会社に一任する文書。事件の責任をとって退職するか否かを上司の判断に任せる内容であるから、必ず辞表を同封する。

事件の経過については、すでに事前の報告で上司は知っているため、簡潔に述べるだけでよい。提出するタイミングを逸しないようにすることが大事である。

1 「進退伺」と書き、会社の最高責任者宛てとする。

2 過失/事故の状況。

3 自己の責任を明示し、辞職の意思を示す。

4 進退の判断決定に関する指示を仰ぐ。

5 辞表を同封する。

◆退職届

――――――――――――――――――――――――――――――――――― 退職届

平成○年○月○日

代表取締役社長

館野 徹殿

制作第一課係長

山上久一(印)

このたび私は、一身上の理由で、来る○月○日をもって退職したいと思いま す。ご承認くださるようお願いいたします。

なお退職後の連絡先は以下の通りです。

記

連絡先住所：愛知県名古屋市中村区○○1－2－3

電話052－000－0000

以上

―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

退職には会社側の都合によるものと、自分の都合によるものの2通りがある。「退職届」が必要とされるのは後者の場合で、普通、退職の1か月くらい前に提出するのが通例だが、尐なくとも退職予定日の14日前には提出しなければならない。

1 退職理由は詳しく説明せず、「一身上の都合により」「病気長期治療のため」などの慣用句を用いる。

2 縦書きの場合は日付=> 署名=> あて名の順で本文の後に、横書きの場合は日付=> あ

て名=> 署名の順で本文の上に書く。

3 できるだけ退職後の連絡先を書いておく。

4 似た形式の「辞表」は、職位の上の者が書くもの。

なお、会社は退職、解雇した者に使用証明書を発行する義務がある。

▲便利なＦＡＸ通信《ＦＡＸ通信》

欧文だけでなく、漢字やカナ、絵や図までを、ほぼ瞬時にして相手に送ることのできるファクシミリ（ＦＡＸ）は、テレックスに代わって、オフィスに急速に広まり、現在では家庭用にも見られるようになった。手紙や電話/電報といった従来からの情報伝達手段にくらべ、広まって日が浅く、書式/作法などのルールが明確に決まってはいないのだが、オフィスでの仕事など公的な通信にも使われるため、先方に分かりやすく、失礼のない送り方を心掛けることが必要である。

▲ＦＡＸを送る上での注意点《ＦＡＸ通信》

◆先ずは正確に、丁寧に《ＦＡＸ通信》

ＦＡＸは電話のように番号を押すだけで簡単に、情報を伝えることができるのだが、一方では、電話と違って紙の上に内容が記録/保存されるという特徴がある。この点に注意し、手紙を書く時のように正確にかつ丁寧に原稿を書くことが必要となる。またＦＡＸは一種の電送写真なので、受信の際、かすんで読みにくくなる場合がある。手書きの原稿を送る場合は、特にはっきりと濃いめの読みやすい字と心掛けておきたいものだ。

◆手紙のような秘密性はない《ＦＡＸ通信》

またＦＡＸの受信は、手紙と異なり秘密性がない。つまり、直接の宛先に届く前

に、それ以外の人の目にとまることも考えられるわけで、宛先の人の不都合にならないような内容の書面にすべきである。

◆宛名/発信元などの明記《ＦＡＸ通信》

ＦＡＸの送信は機械を通じて行うことなので、電話と同じように番号のかけ違いによる間違いＦＡＸが起こることがある。また、電話と違い、間違った番号を押した場合も送信し終わるまで気づかない、あるいは間違ったまま送ってしまう事もある。これを防ぐため、また間違ってＦＡＸが送信された先に対する配慮のため、ＦＡＸ送信の際には、以下のことを明確に記しておくことが必要となる。

1 送信元の社名、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号。

2 受信先の社名、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号。

3 発信日時

4 送信枚数

◆送信票《ＦＡＸ通信》

前項の記録を万全とするため、また受信側の整理をしやすくするため、送信票をつけることが好ましい。送信票は、送信時間、送信用紙の無駄を考えれば、簡便かつ小さめの方が好ましく、オフィス用紙が、一般的にＡ４縦長に使われることを考えれば、Ａ５判を横長に使うことが勧められる。

◆枚数の明示《ＦＡＸ通信》

送信もれを防ぐため、枚数を明示することも必要。また送信先に整理の便がよくなるように、一枚の用紙には、一文書、一用件が適当である。

▲急成長中の電子メール《電子メール》

現在、新しい通信手段として、インターネットの普及とともに急成長しているのが、電子メール（E ‐mail:Electronic mail、単にメールともいう）である。電子メールは、手紙やファクシミリ同様、文書/図絵などを相手に送る通信手段だが、文書の内容が電子データの形で扱われるため、

1 送受信を瞬時にできる、

2 送られてきた中身をさまざまに加工/利用できる

などの特徴をもつ。

確かに、従来からのパソコン通信でも電子メールは利用されていた。しかし、特定のホスト/コンピュータを中心として運用されるネットワーク内の通信であったた め、基本的には同一のネットワークの会員間でしか電子メールの交換ができないという不便さがあった。現在は、インターネットに接続できる環境にある人ならば、誰とでも電子メールを取り交わすことができるようになっている。

▲電子メールのメリット《電子メール》

電子メール特有の便利な点には、以下のようなものがある。

1 電話のように伝える時間や相手の不在を気にすることなく、送信できる。一 方、受け取る側も好きなときにメッセージを受信できる。

2 同じ内容のメールを複数の人に同時に送信する「同報送信」ができる。宛先を複数指示するだけなので、同じ手紙を何通も送るよりは手間も省け、費用も尐なくて済む。

3 文書のほかに画像/音声、また表計算/データベースなどの各種データを「添付ファイル」として送ることができる。

4 「いつ、誰に、どういう文書を送った」というようなやり取りの記録が、送信側にも受信側にも電子データとして残るので、後々の管理/整理がしやすい。

5 ファクシミリなどと異なり、メッセージの内容を受信者以外に知られずに済む、という点で概ね通信の秘密性を保つことができる。

一方、電子メールには、

1 接続できる環境にある人の間でしかやりとりができない、

2 公式な文書としてはまだまだ信用がおかれない

などの問題点もあるが、上記のメリットを活かせば、ビジネスの世界で役立つものが多い。

▲電子メールの文例《電子メール》

◆社屋移転通知のメール《電子メール》

社屋移転のお知らせ

謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼いたします。

さて、この度下記のとおり本社社屋を移転することになりましたのでご案内申し上げます。今後ともよろしくお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。

敬具

記

業務開始日 平成○年○月○日（月）

移転先 〒104-0061 東京都中央区銀座4丁目10番6号 自由商事ビル

電話番号 03-0000-0000（代表）

FAX 03-0000-0000

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

株式会社自由商事

営業部広報課

山田太郎（tyama ＠jiyu.co.jp ）

東京都中央区銀座9-10-6（旧住所）

〒104-0061

Tel 03-0000-0000 Fax 03-0000-0000

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

【ポイント】

電子メールといっても、ビジネスで利用する場合には基本的には一般のビジネス文書と同じフォーマットで作成する。注意する点としては以下の通り。

1 メールの内容がすぐにわかるように、簡潔なタイトルをつける。

2 文頭には手紙と同様に挨拶をつける。

3 ビジネス文書は話し言葉ではなくて書き言葉で表現する。

4 発信側の名前（署名）を必ず入れる。

5 メールは必ず左寄せで作成する。

◆臨時休業のメール《電子メール》

臨時休業のお知らせ

いつもお世話になっております。

さて、弊社では棚卸しのために、○月○日（金）を1日間休業させていただきます。当

日は営業等の業務は行っておりませんが、緊急のご連絡がある場合には、03－

0000－0000で受け付けておりますので、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げま

す。

株式会社自由商事

営業部広報課

山田太郎（tyama ＠jiyu.co.jp ）

◆在庫照会のメール《電子メール》

貴社製品「○○」についてのご照会

いつもお世話になっております。

当方で貴社製品「○○」について、約800個（80ケース）の発注が見込まれているため、貴社の在庫状況についてお知らせくださいますよう、お願い申し上げます。

万一、在庫が不足している場合には、今後の入荷予定についても合わせてお知らせ願います。

お忙しいところ、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社自由商事

制作部資材課

河野三郎（skono ＠jiyu.co.jp ）

【ポイント】

用件をハッキリと相手にわかりやすく伝えること。いくつも伝えたい用件があって も、原則として「1メール1用件」とする。タイトルで宣言した内容のみを伝えるようにしたい。

◆ゴルフコンペの誘いのメール《電子メール》

ゴルフコンペのお誘い

尐しずつ涼しくなってきたこの頃、皆さんいかがお過ごしでしょうか。いよいよゴルフシーズンの到来です。今年も恒例のコンペ「第17回自由商事杯ゴルフコンペ」を開催することになりました。参加される方は、弊社厚生課の原田まで、FAX またはメー ルでお申し込みください。皆さんの参加をお待ちしております。

記

1 日時：平成○年○月○日（日） 午前8時30分よりスタート

2 場所：つつじケ丘カントリー倶楽部（栃木県足利市）

3 参加組数：6組（24名）

4 参加費用：2万円

自由商事厚生課/原田稔：FAX03-0000-0000/[email protected]

◆届いたメールに返信するメール《届いたメール》《電子メール》

創業50周年記念イベントの第1回会議について

いつもお世話になっております。

さっそくですが、先日ご連絡した小社「創業50周年記念イベント」に関する第1回の会議を以下の要領で行いたいと思います。

ご都合はいかがでしょうか？

日時：9月9日（水）15時より

場所：小社9階第1会議室

私の他に企画部の担当者も参加いたします。よろしくお願いいたします。

株式会社自由商事営業部広報課

山田太郎（tyama ＠jiyu.co.jp ）

◆《返信メール》《電子メール》

前項の内容を引用しながら返信メールを作成すると、以下のようになる。

Re ：創業50周年記念イベントの第1回会議について

いつもお世話になっております。

こちらこそ毎度お世話になっております。

さっそくですが、先日ご連絡した小社「創業50周年記念イベント」に関

する第1回の会議を以下の要領で行いたいと思います。

ご都合はいかがでしょうか？

日時：9月9日（水）15時より

場所：小社9階第1会議室

承知いたしました。

こちらで作成した提案書をお持ちいたしますので、ご検討願います。

私の他に企画部の担当者も参加いたします。よろしくお願いいたします。

当方も、私の他にマーケティング部の者1名が同行いたします。よろしくお願いいたします。

株式会社国民広告営業部

高橋和雄（ktaka ＠koku.co.jp ）

【ポイント】

届いたメールをそのまま引用して、その文に対して返事を書けば、送った方もわかりやすく見ることができる。このときに、届いたメールと返信メールの内容を区別するために、届いたメールの行頭に「 」記号をつける。これを引用符という。届いたメールの文章は、相手の署名など不要な部分を必要に応じて削除することができるが、勝手に内容を変えることはできないので注意したい。なお、タイトルの頭につく「Re ：」は「リプライ（reply ）＝返答」を意味する。