银亿财务信息化管理制度

银亿菲律宾投资控股集团公司

财务信息化管理制度

第一章准则

第一条目的、意义

为加强投资控股集团财务信息化系统工作的管理，确保投资控股集团财务信息系统的正常、安全、高效运行，保证会计信息的真实性、及时性、保密性和安全性，促进投资控股集团管理信息化工作持续稳定地发展，根据会计电算法规及集团《会计核算管理办法》等规定，结合公司财务信息化系统工作的特点，特制定本制度。

第二条管理原则

投资控股公司财务信息系统由宁波银亿集团财务信息中心统一领导下由控股公司财务部分级管理的原则进行管理。

1. 投资控股公司财务信息系统采取由集团统筹管理的原则进行。集团财务信

息中心是财务信息化工作的主管部门，投资控股各所属公司财务信息化工

作由财务部的领导下进行，依据集团财务管理办法开展财务信息化工作。

2. 集团财务信息系统是集团管理信息化系统的重要组成部分，各所属公司财

务部负责人是各公司财务信息化工作负责人，负责财务信息系统的实施领

导工作。

第二章岗位分工及岗位职责

第三条岗位设置的基本原则

按照授权与执行分离、记录与审核分离、备份与保管分离等内部牵制制度的要求，本着规范、安全、高效、保密的原则设置岗位。

第四条实施财务信息化后，从财务信息化角度，会计人员岗位设置基本如下：

1、 财务信息化主管；

2、 数据录入操作人员；

3、 审核记帐人员；

4、 档案管理人员；

5、 系统维护和信息化审查人员；

6、数据分析人员。

第五条根据第四条之基本岗位设置，在人员安排上可一人一岗、一人多岗、多人一岗，可以根据具体情况具体的分类合并，但必须符合内部牵制制度。根据投资控股公司财务核算的具体情况，财务信息化主管由财务经理兼任，数据录入操作员根据会计岗位职责分工分别录入各自主管的业务，审核记帐人员由财务部副经理兼任，档案管理人员和系统维护审查人员由财务部安排人兼管，数据分析人员由财务部副经理负责。投资控股下属各子公司因财务人员少，一般是一人多岗，录入、审核实行交叉方式进行，如分公司使用帐套人员只一人的情况下，审核由投资控制公司财务经理批准授权人后，通知集团财务信息中心主管设置给授权人审核权。

第六条财务信息化主管，投资控股公司财务部由财务部经理兼任，下属分公司矿区由财务经理兼任。要求具备会计和计算机知识，以及相关的财务信息化组织管理的经验，达到会计电算化中级水平，负责以下工作：

1. 财务信息化整体工作的安排及管理；

2. 负责与集团信息化中心主管的沟通和指令传递；

3. 根据信息化岗位人员的分工进行操作权限分配；

4. 组织有关人员进行财务信息化的初始化工作；

5. 负责对财务信息化岗位人员的培训及考核工作；

6. 负责组织有关人员对财务信息化系统进行维护工作；

7. 负责对各财务信息化岗位人员财务信息系统操作的监督和管理工作；

8. 根据财务信息化不同阶段的需要，提出会计核算流程和有关业务流程调整

的要求，并组织实施；

9. 负责处理所有财务信息化系统发生的相关问题，并对本单位财务信息化的

一切工作负全部责任。

第七条数据录入操作人员，要求电脑操作较熟练并具有会计知识的人员担任，负责如下工作：

1. 记帐凭证的录入工作；

2. 固定资产的录入工作；

3. 对录入数据与录入前的手工数据的核对工作；

4. 对不合法、不合规凭证、数据的审核工作；

5. 输出记帐凭证、会计帐簿、报表等工作；

6. 向相关部门准备传输数据，进行部门会计数据处理工作；

7. 对所发生的错误数据、凭证进行修改。

第八条审核记帐人员，一般由会计主管或其指定的人员担任，负责如下工作：

1. 对原始单据（数据）的审核工作；

2. 对记帐凭证及其他输入电脑的数据的审核工作；

3. 对输出的帐、证、表的审核工作。

第九条档案管理人员，由财务经理指定专人担任或由他人兼任，负责如下工作：

1. 各种会计档案的收集工作；

2. 各种会计档案的分类整理保管工作；

3. 借阅会计档案审批手续等的检查工作；

4. 归还会计档案的检查工作；

5. 存储于非纸介质的会计档案的定期检查和复制工作。

第十条系统维护和信息化审查人员，一般由会计核算主管或会计稽核人员兼任，或由财务经理指定专人担任，负责如下工作：

1. NC 帐套的日常维护及扩展、升级工作；

2. 帮助财务人员转输、接收、管理机内财务数据的工作；

3. 信息化审查人员，由集团负责监督会计软件系统的运行；

4. 防止利用计算机舞弊；

5. 对特定业务的审查；

6. 负责监督是否及时正确的通过会计软件处理业务。

第十一条数据分析人员，由财务经理或副经理担任。

1. 通过网络收取各项目公司报表，并进行汇总合并；

2. 负责帐套系统所属的会计数据进行日常财务分析、管理、查询等工作。

第三章权限管理

第十二条财务信息化系统管理员权限由集团财务负责人掌握或经集团财务负

责人书面授权后由财务信息化主管掌握。财务信息化系统管理员权限根据不同的应用模式包括但不限于数据库管理员、各账套系统管理员、域管理员。

第十三条投资控股公司财务信息化主管授权委托给集团财务信息化主管对所

有信息化用户的权限进行管理，包括权限范围的设置、权限的分配、权限的收发等。

第十四条新增系统使用人员，由使用人员提出书面申请，包括姓名、单位、账

套、使用原因、启用时间、停用时间，由本单位财务负责人签字后上交给投资控股公司财务信息化主管审批后递交给集团，由集团财务负责人签字后交由财务信息化主管进行授权。

第十五条未经授权的人员，一律不得进入财务信息化系统，由财务信息化主管

授权的人员亦只能在所给定的权限内使用财务信息化系统，不得越权行事。 第十六条经授权使用财务信息化系统的人员，必须按财务信息化主管给予的的

帐号和口令注册登录进入系统，并按规定的网址登录操作。

第十七条经授权使用财务信息化系统的人员，必须保证其“口令”（密码）不

为他人知晓，并定期或不定期修改本人之“口令”。

第十八条经授权的使用财务信息化的人员，不得用本人的“口令”进入系统而

由他人代为操作（由于维护工作的需要由财务信息化主管进行操作并且本人也在现场的情况除外）。

第十九条经授权使用财务信息化系统的人员，在离开电脑前，必须逐级退出财

务信息化系统，不允许在没有退出财务信息化系统的情况下离开电脑，亦

不得由他人照管本人正在使用的NC 系统。

第二十条当财务信息化系统使用人员调动工作岗位时，调动人员应立即提出变

更权限的书面申请，由本单位财务负责人签字后上交投资控股公司财务信息化主管审定后再上交给集团，由集团财务负责人签字后授权财务信息化主管更改其操作权限；

第二十一条调离财务信息化工作岗位的，调离人员必须立即提出用户禁用的书

面申请，由本单位财务负责人签字后上交给集团，由集团财务负责人签字后交由财务信息化主管禁用其操作权限；如因本人原因未提出申请的，视同交接手续不完备。

第二十二条未经财务信息化主管许可，任何人员不得对数据库文件进行修改、

删除等操作。

第四章操作管理

第二十三条初始化工作管理

初始化工作应由财务信息化主管统一按照公司财务会计制度的规定，安排整个系统的初始化工作，包括：

1. 系统设置：各子系统系统参数的设置；

2. 基础资料的设置及修改：包括科目、核算项目、币别、凭证类型及其他有

关参数的设定；

3. 用户设置：权限分配、“口令”及姓名的录入、设定；

4. 初始数据的装入：包括科目初始化余额、固定资产初始化卡片等初始数据

的装入；

5. 自动转帐分录的设定；

6. 报表种类、格式、权限分配及运算公式的定义；

7. 反初始化只能由财务信息化主管完成，其他人员未经授权禁止反始化；

8. 账套的初始化设置应遵守集团统一规定的会计科目名称和会计科目代码，

需设立核算项目的应按集团规定设置。

第二十四条凭证操作管理：

凭证操作管理包括录入、审核及修改的管理，具体规定包括：

（一）凭证录入：

1. 任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入。凭证录

入必须以原始凭证和报销凭证为依据，按照日记帐的顺序逐笔录入，做到入帐有据有序；

2. 当天发生的业务应当天入帐，做到日清月结；

（二）凭证审核：

1. 记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能记帐，复核人员必须在屏幕上直

接对机器存储的记帐凭证进行复核签字，同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一个人；

2. 凭证审核必须逐张逐项审核，不允许使用“一次全部审核”的方法操作，

取消审核必须由该凭证的审核人员本人进行操作；

3. 当天录入的凭证，应当天审核完毕；

4. 记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记

帐凭证不得登记入帐。

（三）凭证修改：

1. 做错的凭证，在审核前可直接修改；在审核后应先由审核人员取消审核，

之后方可进行修改；已结帐的凭证，不能修改，当发现错误后，只能用红字冲销，同时补进正确的凭证。

2. 填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号后的每一张凭

证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

第二十五条记帐、结帐管理：

1. 每月末，结转损益必须使用系统自动结转损益，禁止手工结转损益。结转

后，损益类科目余额为零。

2. 每月末，应按规定及时结帐，结帐顺序应先将各子系统结帐，最后总帐结

帐；

3. 结帐时，应保证当月所有凭证已全部录入并已全部过帐；各子系统数据必

须要和总账数据一致。

4. 打印出的记帐凭证应与原始凭证一起装订成册，有关帐页亦装订成册，并

加盖记帐人员和审核人员的签章。

第二十六条固定资产的管理：

1. 固定资产卡片必须按照公司的固定资产管理制度录入数据；

2. 新增资产、资产变动都应及时录入卡片和作固定资产变动处理；

3. 期末应采用自动计提折旧并生成凭证；

4. 期末必须进行自动对帐后，才能结帐。

第二十七条现金日记账的管理：

1. 此处现金是指现金、银行存款等货币资金；

2. 现金业务必须及时地逐笔录入，当天数据必须当天录入完毕，每天现金日

记账余额必须和总账现金余额一致。

第二十八条报表的管理：

1. 每月结帐后，应立即编制公司规定的会计报表及本单位所需要的管理分析

报表；

2. 报表的格式和公式由集团安排专人统一设置，未经授权不得更改报表格式

及公式；

3. 在有公式的情况下，报表的生成必须采用系统自动计算的方式；无公式和

特殊情况可以手工输入，但必须保证数据的准确性；

4. 每月按公司规定的时间和上报方式上报集团财务。

第二十九条数据备份与恢复的管理：

1. 每月结帐后，系统维护人员应对当月的帐务及时备份保存；

2. 服务器内数据发生丢失、损坏等情况时，应立即报告集团财务负责人，经

批准后，由财务信息化主管组织维护人员和数据录入操作人员将以前数据逐次恢复到数据服务器并将本月数据从临时备份文件恢复到最新状态，之外所缺数据（损坏当天）应重新录入，并对恢复的数据进行审核、验证；

3. 每季末应对系统和操作日志进行备份。

第五章系统维护

第三十条系统维护分类及涵义：

1. 日常维护：指为使系统安全正常运行而需要进行的维护；

2. 异常情况维护：指因系统产生突发性错误而需要进行的维护；

3. 扩充性维护：指为适应环境变化而需要进行的维护。

第三十一条系统维护的内容：

1. 日常维护的主要内容：

A 、硬件系统的定期检查；

B 、软件系统的防病毒等监控；

C 、定期数据备份。

2. 异常情况维护的主要内容：

A 、断电、不正确操作等造成的数据混乱、丢失等；

B 、历史数据的损坏，帐、表等发生错误等；

C 、硬件系统的故障；

D 、其他造成系统不能正常运行的突发情况。

3. 扩充性维护的主要内容：

A 、会计科目、记帐凭证类型、报表格式等发生变化需进行的数据修改等维护；

B 、核算业务的发展，使原系统不能适应这一要求而做的软件系统的适应性修改；

第六章信息化档案管理

第三十二条财务信息化会计档案的涵义：

财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；

第三十三条财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本单位财务负责人

的批准，重要数据必须经集团财务负责人批准。重要数据是指对公司具有重大影响的数据。

第三十四条对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，

重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

第三十五条采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防

止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

第三十六条财务信息化会计档案保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

第七章附则

第三十七条本制度自下发之日起执行。

第三十八条本制度修改、解释权属于投资控股公司财务部。