电子文件与纸质档案的差异及管理

2009年8月第26卷　第4期

枣庄学院学报

JOURNALOFZAOZHUANGUNIVERSITYAug.2009

Vol.26NO.4

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

游兰菊

(枣庄学院办公室,)

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[摘　要]随着社会信息化程度的不断加快,已经成为人们日常工作不可缺少的一部分,

。、技术寿命、信息保护、,为树立现代档案管理理念、[关键词];纸质档案;差异;管理　　[中图分类号]G270

[文献标识码]A

[文章编号]1004-7077(2009)04-0133-03

　　计算机技术的迅猛发展,大大促进了社会信息化程度的步伐,特别在行政事业单位和商务、信息服务领域,其信息化程度更高,电子文件因具有传递速度快、易于复制和修改等特征,使得它逐渐代替纸质文件,成为人们日常工作中不可缺少的一部分,这样就自然带来电子文件与纸质档案并存的问题。特别是进入到21世纪以来,计算机网络技术的发展更是日新月异,网络已经将社会的各个行业连接得更加紧密,电子文件已经成为人们沟通思想、进行业务往来的重要媒介。随着信息加密技术的进一步提高,信息安全已得到有效保障,目前基于信息安全技术下的电子商务已得到快速发展,那些对电子文件抱有极大成见,认为电子文件不如纸质文件安全且缺乏凭证作用的想法已成为历史,电子文件越来越显示其强大生命力,替代纸质档案已经成为历史的必然。由于目前档案管理还是基于传统纸质档案管理模式,对电子文档的管理仍多是套用传统管理方式,然而电子文件无论在种类还是数量上,其发展速度远远超出档案管理人员的想想。因此,档案发展的新形势迫切要求档案管理人员对电子档案的载体、寿命,保护与管理要有清晰的认识,只有认真分析电子文件与纸质档案在这些方面的差异,才能与时

俱进,有针对性的做好各种类型档案的管理工作。

一、电子文件与纸质档案信息载体寿命的差异

纸质档案的寿命主要取决于纸张纤维素的性质,尽管纤维素在一定条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下,可发生水解和氧化反应,但只要我们在档案保护过程中,注意排除发生两大化学反应所需要的条件,就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

而电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档

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[收稿日期]2009-01-19

[作者简介]游兰菊(1963-),女,山东定陶人,枣庄学院办公室馆员,软件工程专业硕士,主要从事档案管理研究。

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案载体相比,电子文件载体材料的寿命要短得多,磁盘、磁带一般不足十年,光盘也不过二三十年。因此,为了延长电子文件的使用寿命,应在电子文件载体接近保质期限的时候及时进行文件复制。

载体———纸张“延年益寿”,因为载体和记录的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息就能得以保存,就可以人工识读,而且不宜更改其原始性。对电子文件而言,,,的隐形杀手———电脑病,它通过修改其,并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的污染。因此,如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前,保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中,数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理,使其成为难于识读的数据;数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中,电子文件如被拷贝时,这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害,若归档的电子文件被修改、删除,该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而,保护电子文件信息的技术只能是相对的,因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

二、电子文件与纸质档案技术寿命的差异

纸质档案一旦形成,所使用的纸张、形成字迹的材料、字体的形状和内容就永远的结合在了一起,变,定。关。载体结合在一起而形成的,必须通过计算机才能识读。一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出。技术过时表现在两个方面,一是技术革新,使旧的存贮技术消失。如从当初的8英寸和5英寸软盘存储到现在的小拇指大小的U盘和光盘的应用,才不过短短的十几年时间,最初的8英寸和5英寸软盘存贮的信息现在的计算机无论如何已不能识别了。二是由于商业性的原因,使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来,大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限,也就是说,技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此,对于电子文件中数字化信息的长期存取而言,技术过时比载体损坏是更为严重的危害。杰夫・罗森伯格索性这样说:“一份数字文件的读者是程序”,他对自己这句话的解释是“大多数文件所包含的信息仅对生产它的软件来说是意义明确的”,“如果没有这个程序(或相当的软件),这个文件只不过是被它自身的编码所隐匿的人质”。所以,当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时,我们要么保存老的系统,要么为适应新系统做一系列的转换工作才能确保该份文件的可读性和可管理性。

四、管理方法上的不同

1.电子文件档案的归档时间与传统档

案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2.电子文件的归档方式与传统档案不

三、信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的

同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某

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些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。

3.作人员的劳动强度。

5.电子文件查询利用方式和传统档案

不同。只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,,,,计算机网络技,为档案工作者转变传统观念创造一种难得的机遇。档案部门今后工作重点应是依靠现代信息技术先收集整理动态信息,而后再考虑保存它的载体,实现向“以计算机档案数据处理为中心”的工作模式的转变。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点只能靠技术上的发展去解决,作为计算机网络的使用者,电子文件的形成和保管者有责任关注信息技术的最新发展,需要不断研究并使用诸如防火墙、密码技术、网关、虚拟保险箱、电子印章、电子水印等最先进信息技术,以确保电子文件的数据安全。可见,当今档案工作者不仅要掌握传统纸质档案的管理知识,详细了解它与电子文件管理的异同,并借助传统管理方面的技术与经验优势,以做好电子文件档案的管理工作,而且更要努力学习并掌握计算机网络技术、数据库管理、网络管理、电子档案的管理与保护等方面基本技能,提高掌握和应用信息技术的能力,做到与时俱进,不断提高档案管理水平。

有差异。多媒体、,以作备份,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

4.电子文件的分类、编目等管理方式

与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件的一级管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工

参考文献

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[责任编辑:李成文]

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