"特此通知"的用法探析--兼述相关"规范缺位"造成的混乱

作者：韩大伟 来源: 应用写作杂志社

公文发文字号，即发文机关编制的文件代号，是法定公文的重要组成部分。其作用在于，为公文的登记、分类、统计、存档、检索和利用提供重要依据和专指性代号。正确地拟制和编排发文字号，对于促进公文办理、公文管理的科学化和规范化，以及提高公文的利用效率，都具有非常重要的意义。

然而，现行的公文操作以及某些相关教材或论著中，在发文字号的拟制和编排上，却存在着大量的不正确、不规范、不统一的做法或说法。其中，有些是由于“违规操作”或“因袭陈规”造成的失误；也有一些问题，是由于相关规定的缺位（姑且称为：“规范缺位”）而导致的混乱。拙文拟就此问题作些初浅的探析，以期引起文秘界、公文专家和相关部门的注意。

一、发文字号的拟制

所谓“拟制”，系指设计制作。每一个党政机关、社会团体和企事业单位，都有自身相对稳定的发文字号，尤其是机关代字，一经设计确定下来，就应该长期使用，不宜朝令夕改。因此，正确拟制发文字号，乃是发文字号规范化使用的基础和前提。务必依据相关的现行法定规范而审慎处之。

（一）拟制规范与“规范缺位”

2012年由中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（下称“新《条例》”）规定：发文字号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。这一规定，明确了组成发文字号的三个要素，以及三要素的排列顺序。比如“国发〔2014〕3号”“国办函〔2014〕5号”，其中，“国 ”“国办”分别为国务院、国务院办公厅的机关代字，“2014”为年份，“3号”“5号”为发文顺序号，三要素依次排列，共同构成一份文件的发文字号。

不过，倘若仔细推究，其中尚有疏漏：三要素之外的嵌字“发”和“函”字，该算作什么呢？可惜新《条例》未作交待。

为了配合新《条例》的实施，同年（2012），国家质量监检总局和国标管委会联合发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012，下称“新国标《格式》”），该文件对发文字号的标写方法，又作出了比较具体的规定：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

以上规定，对发文字号的“年份”“发文顺序号”这两个要素的标写方法，交待得十分详尽而明确；然而，第一个要素“发文机关代字”却只字未提，更没有涉及所谓“嵌字”问题。联系前文所述新《条例》之“疏漏”，这不能说不是一种“规范缺位”。

（二）“违规操作”造成的失误

在发文字号的拟制中，“违规操作”（或“因袭陈规”）的现象屡见不鲜。常见失误有：

1.要素颠倒。如：〔2005〕×政6号。

2.年号不全。如：×发〔98〕3号。

3.误用方括号。如：×发[1998]3号。

误用方括号，是“因循陈规”造成的失误。1988国标《格式》（GB/9704-1988）规定：发文年度“用方括号括入”。1993修订的《国家行政机关公文处理办法》（下称《办法》）第二十八条增设了一款新规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”如：

你局《关于拓展校办企业规模的请示》（×教〔1994〕5号）收悉。

发文字号置于标题之后，必然要用圆括号括起；如果年份“1994”仍用方括号括入，那就违背了低级括号不能包含高级括号的原则。因为花括号“{}”、方括号“[ ]”、圆括号“（）”是一组有层级差别的括号，又称大括号、中括号、小括号。而六角括号“〔〕”不属此系列。故而1999国标《格式》（GB/9704-1999）对“年份”的标写方法又作出以下新的规定：年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。显然，误用方括号者，没有留意到这一细节的变化。

4.滥用“第”字。如：×发〔2004〕第5号

5.误设虚位。如：×发〔2004〕005号

6.误用汉字。如：×发 〔二〇〇四〕五号

另外，在某些相关教材或论著中，有人将发文字号误称为“公文编号”，将年份误称为“年度”，这也是一种“因袭陈规”的失误。

1981暂行《办法》称“公文编号”，1987《办法》就已经改称“发文字号”，此后“发文字号”的称谓便一直延续下来。

1988国标《格式》称“年度”，1999国标《格式》就已经改称“年份”，此后“年份”的称谓也一直延续下来。

（三）“规范缺位”造成的混乱

前文说过：发文字号的构成和拟制方法，现行的相关规范存在着一定的“缺位”现象。不惟新《条例》和新国标《格式》如此，查阅历次制定或修订的老《办法》老《条例》与老国标《格式》，对于“发文机关代字”及其后边的“嵌字”的标写方法，从未有过任何规定。这种“规范缺位”现象，致使公文发文字号的拟制工作长期以来一直处于各行其是的混乱状态。其主要表现，有以下两个方面：

1.代字不明。即发文机关代字编写得不周全、不准确，以致失去了明确的专指性。比如“浙冶发”，我们大致可看出这是浙江省冶金局的发文，却无法分辨是该局党委还是行政机关的发文。故而应该写成“浙冶委发”或“浙冶局发”。

发文机关代字，是发文机关全称的高度缩略，一般应由“区域——机关”两个层次或“区域——机关——部门”三个层次构成。如：

“枣政”即枣庄市——人民政府，两个层次。

“津海计”即天津市——海洋局——计划财务处，三个层次。

2.嵌字杂乱。由于缺乏统一规定，发文字号中的“嵌字”，多年来一直处于繁杂混乱、无章可循的状态。虽经各地专家、学者们不断探索和总结，归纳出若干种嵌字形式，但始终没有一个统一的、让全社会都能接受的说法。

将各家说法归纳起来，大致有以下种种：

（1）“发”字式：用于党政领导机关（亦可借用于社会团体、企事业单位）的普发性下行文。如：中发、国发、川府办发、京妇发、京公文发。“发”字式，上行文不宜使用。

（2）“函”字式：用于“信函格式”公文，包括函、平行意见，以及处理一般事务的专发性通知、批复等。如：国函、鲁政办函。有人主张，其中的通知和批复，也可用“通”“复”代替“函”字。

（3）“字”字式：用于大型机关下属的职能、业务部门。如：鲁财人字、鲁财预字、鲁财农字、鲁财税字、鲁财金字等。

（4）“呈”字式：用于上行文，也可用“报”“请”等字代替“呈”字。如：枣教呈、枣教报、枣教请。

（5）“文”字式：用于上行文，与“呈”字式相似，只是以“文”字代替“呈”“报”“请”等字。

（6）“字第”式：“字”放年号之前，“第”放年号之后，而且要求两者必须搭配使用，不可有“字”无“第”，亦不可无“字”有“第”。如：浙经专校字〔1992〕第4号。（参见《写作》1992.5《公文发文字号写作三题》）

“字、第、号”三字搭配，一般用于证书、契约、记账凭证、批准文号等（如房产证号“泰字第2078号”），将其用于公文，不过是一种借鉴和移植。1999年之前，“字第”式发文字号相当流行，1999国标《格式》（GB/T9704-1999）首次提出“序号不编虚位，不加‘第’字”的要求，此后的相关论著中“字第”式主张日渐声稀，不过在现实的公文写作中依然时有所见。如：“内人薪字〔1999〕第19号”“铜环监字〔2005〕第38号”等。

（7）无字式：即不加嵌字。这是当代著名秘书学家叶黔达先生的主张。他说：“机关代字后一般都可不加‘发’或‘字’，因其无实在意义，不用反显得简明。”（参见《最新公文写作与处理——规范·观念·技巧》P95，四川出版集团·天地出版社2013年版）

鉴于以上种种情况，建议有关部门宜尽快制定一个统一的标准，以让公文处理工作更加规范化和科学化。幸有一些细心的基层文秘工作者，在长期的公文写作实践中，已摸索和总结出一套较为合理的处理方案，录此作为一种“补阙”性建议，谨供参考借鉴：

发文字号，由发文机关代字、发文方式代字、年份、发文顺序号四个要素组成。

发文机关代字，是发文机关全称的高度缩略。以2字或3字为宜，最多不超过5字；应按地域、机关、部门的顺序依次标写；机关名称相近者，应避免代字雷同。

发文方式代字，依据不同的发文方式分别取用“发”“呈”“函”字（其他流行嵌字一律废止）。使用公文“普通格式”的下行文用“发”字，上行文用“呈”字；使用“信函格式”的公文（包括函、平行意见，以及处理一般事务的专发性通知、批复等）用“函”字。

二、发文字号的编排

发文字号作为“公文格式”的18个要素之一，其编排位置、字体字号等，新国标《格式》都作了详尽而具体的规定。但在现实的公文格式编排上，仍有一些违规操作或因袭陈规的失误。

（一）编排规范

1.发文字号的编排位置

（1）普通格式。新国标《格式》规定：

发文字号，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

以上规定，将“普通格式”发文字号的上下、左右位置标示得十分清楚。

上下位置：处于“发文机关标志”与“红色分隔线”之间，上空二行，下空4mm。

左右位置：下行文，发文字号居中排布；上行文，左空一字编排。

（2）信函格式。新国标《格式》规定：

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下与该线距离为3号汉字高度的7/8。

（3）公文附件。新国标《格式》规定：

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

2.发文字号的用字

依据新国标《格式》规定，公文格式中的发文字号，一律使用3号仿宋体字。

（二）常见失误

在发文字号的格式编排上，常见失误有以下几种：

1.上下空距不当

“普通格式”中的发文字号，按照规定，其上下空距应分别为二行和4mm，即上距发文机关标志二行，下距红色分隔线4mm。然而在现实操作中，有人常将上下空距分别设计为一行，或上空二行、下空一行。

2.左右顶、空混淆

按照规定，除“普通格式”下行文的发文字号居中排布之外，其余公文的发文字号均居左右两侧。其具体规范是：

上行文发文字号，居左空一字；

“信函格式”发文字号，居右顶格；

公文附件（与正文不能一起装订者）中的发文字号，居左顶格。

但在具体操作中，常常出现“该空字的顶格，该顶格的空字”的混乱现象。

3.因袭陈规的失误

这种失误，主要表现在“上行文”发文字号和签发人的位置安排上。

新国标《格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”（如图一所示）

这一规定，与1999国标《格式》（GB/T9704-1999）相同，而与1988国标《格式》（GB/9704-1988）相异。1988国标《格式》规定：发文字号应“标识于居中位置”。在上行文中，应“紧靠发文字号标识域右侧，空4列（两个字）书写‘签发人’和签发者姓名”。（如图二所示）

这本是1999国标《格式》发布实施之后就应该解决的问题，但是直至今日，在现实的公文操作中，仍能看到“1988格式”的影子。

4.字体字号误用

按照规定，发文字号应以3号仿宋体字标注，但在现实的公文操作中，字号使用小3号、4号，字体使用楷体、黑体甚或小标宋体的现象屡见不鲜。

发文字号的格式编排，本非难事，只不过相对琐细繁杂一些。为给大家提供一些辨识和记忆的方便，谨以顺口溜形式写成《发文字号编排歌诀》，附录于此以飨读者：

发文字号本居中，（居中：居中排布）

上行居左一字空；（上行：指上行文）

机关在上隔两行，（机关：指发文机关标志）

下四毫米分线红。（分线红：指红色分隔线）

信函线下八分七，（八分七：指与武文线距离为三号汉字高度的7/8）

右端顶格不放松。

附件正文若分订，

首行顶格文号明。

通用三号仿宋体，

规范编排朗朗清。

（作者：山东枣庄学院中文系教授）